¿Qué ocurre con sus datos al desconectar la nube?
Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Experto en sistemas heredados
y Director General de AvenDATA
y Director General de AvenDATA
Incluso las soluciones en la nube más vanguardistas deben archivarse, ya sea por un cambio de plataforma, la finalización de un contrato o para cumplir las estrictas normativas de la Agencia Tributaria. AvenDATA archiva plataformas en la nube como SAP BTP, S/4HANA Cloud, Salesforce o Workday con total seguridad jurídica y plena conformidad para auditorías mediante la solución ViewBox.
La nube no significa automáticamente para siempre
Muchas empresas asumen que los datos en la nube estarán disponibles de forma permanente y automática. Sin embargo, es un error muy peligroso. Incluso las soluciones en la nube más modernas tienen un final, ya sea por un cambio de plataforma, una consolidación corporativa o el vencimiento de un contrato SaaS.
Lo que a menudo se pasa por alto es que los ecosistemas en la nube están sujetos exactamente a las mismas obligaciones de conservación que los sistemas locales tradicionales. A efectos fiscales, legales y de auditoría, los datos deben permanecer accesibles durante años, incluso cuando el ecosistema original lleve mucho tiempo apagado.
Por qué deben archivarse los sistemas en la nube
Los motivos para archivar sistemas en la nube son muy diversos y aumentan constantemente con el avance de la digitalización.
- Cambio de plataforma: migración a una nueva solución en la nube o a un entorno local.
- Consolidación corporativa: unificación de múltiples sistemas tras adquisiciones o fusiones de empresas.
- Fin de contrato: vencimiento del acuerdo en la nube o cambio estratégico de proveedor.
- Reducción de costes: eliminación de los gastos fijos recurrentes de licencias y alojamiento.
- Insolvencia o cierre de instalaciones: garantizar el archivado aunque ya no se disponga de personal.
- Cumplimiento normativo: observancia estricta de requisitos legales como el Código de Comercio, las directrices de la Agencia Tributaria, el RGPD europeo o la normativa SOX.
- Capacidad de auditoría: garantizar un acceso auditable a los datos históricos en todo momento.
- Portabilidad de datos: exportación completa en caso de cambio de proveedor o rescisión de contrato.
- Gestión de riesgos: protección total contra la pérdida de datos ante cambios de proveedor o tecnología.
Nuestra solución: ViewBox también archiva sistemas en la nube
Con ViewBox de AvenDATA, las empresas archivan sus ecosistemas en la nube con total seguridad para auditorías, en estricto cumplimiento normativo y con absoluta independencia del proveedor original.
Ya se trate de SAP BTP, S/4HANA Cloud, SAP SuccessFactors, Salesforce, Workday, Microsoft Dynamics 365, Oracle Fusion Cloud u otras soluciones de software como servicio, ViewBox ofrece una plataforma centralizada para la conservación a largo plazo y la búsqueda de datos históricos y justificantes.
Nuestro archivado en la nube permite:
- Acceso vía web sin necesidad de instalaciones adicionales.
- Archivado a largo plazo conforme a las normativas de la Agencia Tributaria y el RGPD.
- Funciones de búsqueda y filtrado intuitivas para auditores, asesores fiscales o auditorías internas.
- Migración sencilla de datos alojados en la nube hacia un formato de archivo corporativo independiente.
Conclusión
La nube aporta flexibilidad, pero no exime en absoluto de responsabilidades corporativas. Quien apaga o cambia de ecosistema debe garantizar que todos los datos sigan siendo totalmente comprensibles y auditables, incluso dentro de diez años.
Con la plataforma ViewBox de AvenDATA, ofrecemos una solución que acompaña a las organizaciones en cada fase del ciclo de vida de la nube, desde la migración inicial hasta el archivado con total seguridad jurídica.
¿Tiene previsto archivar un sistema antiguo?