Archivado SaaS: protege tus datos,
Reports behalten & Compliance gewährleisten mit AvenDATA
Desde SAP, Oracle y Salesforce, pasando por Microsoft Dynamics 365, Workday y HubSpot, hasta plataformas de tickets y servicios como Jira, Zendesk, ServiceNow o Freshdesk. Con nuestro servicio de archivado SaaS garantizamos la seguridad de la información alojada en soluciones modernas en la nube y aplicaciones SaaS de cualquier categoría, proveedor o sector industrial, abarcando desde la contabilidad, la gestión CRM y los recursos humanos hasta la atención al cliente.
El desafío
Los datos en las soluciones SaaS son vitales pero corres el riesgo de perder el acceso total al finalizar el contrato o cambiar de proveedor
Durante las migraciones a la nube, los cambios de proveedor, las consolidaciones de sistemas o la cancelación de suscripciones SaaS que ya no son necesarias, las empresas se enfrentan habitualmente a un reto crítico.
Las soluciones SaaS modernas, ya sean plataformas CRM, entornos ERP, sistemas de recursos humanos o herramientas de ticketing, siguen conteniendo información relevante para fines fiscales, legales o de gestión empresarial.
Sin embargo, estos datos residen en la nube del proveedor. Al finalizar la suscripción, el acceso desaparece, los plazos para exportar la información suelen ser muy ajustados y los costes recurrentes de licencia se mantienen simplemente para poder acceder a los datos.
El acceso a información clave se complica o resulta del todo imposible, a pesar de que la normativa exige que estos datos permanezcan disponibles, analizables y conservados a prueba de auditorías.
Aquí es exactamente donde interviene AvenDATA con su solución integral para el archivado SaaS.
Archivado SaaS: Una solución probada con
más de 17 años de experiencia en proyectos
El archivado SaaS se basa en una metodología que AvenDATA ha investigado, desarrollado y perfeccionado continuamente durante más de 17 años, validándola en la práctica a través de miles de procesos de desmantelamiento de sistemas.
Gracias a este enfoque consolidado, hemos logrado responder de manera fiable y trazable a todas las consultas técnicas, auditorías y requerimientos jurídicos que han surgido a lo largo de los años.
El software empleado para este fin, ViewBox, se ha consolidado como un sistema de investigación de alta fiabilidad, funcionando con solvencia tanto en la práctica de auditoría diaria como en el acceso corporativo a nivel global.
El hecho de que ViewBox sea utilizado hoy en más del 50 % de las empresas del DAX es una prueba clara de su estabilidad, flexibilidad y utilidad práctica al más alto nivel.
Desde Europa hasta Asia pasando por Norteamérica: ViewBox es una solución implementada desde hace mucho tiempo en todo el mundo.
Tus análisis siguen vivos como informes consultables
en ViewBox
No solo migramos la totalidad de los datos de tu solución SaaS, sino que también garantizamos que puedas realizar un seguimiento y aprovechar esta información de forma permanente en nuestro software ViewBox.
Esto incluye:
- La recreación de informes relevantes y análisis de gestión empresarial.
- La implementación de informes individuales y personalizados, incluyendo flujos de trabajo, paneles de control y listas desarrollados internamente.
- El archivado de todos los documentos relevantes necesarios para la trazabilidad de los informes, como facturas, pedidos, tickets o interacciones con clientes.
Antes de comenzar el proyecto, acordamos conjuntamente qué informes y análisis serán necesarios en el futuro para fines fiscales, análisis de gestión o requisitos legales. En este proceso, te beneficiarás de nuestros años de experiencia en numerosos proyectos de archivado para una amplia variedad de soluciones SaaS, sectores y áreas funcionales.
En ViewBox, puedes investigar, analizar y evaluar estos informes incluso años después del apagado tecnológico, con total independencia de la aplicación SaaS original.
Ya sea para auditorías, consultas internas o aclaraciones legales: tienes acceso en cualquier momento a informes estructurados y filtrables, sin costes de suscripción ni necesidad de acceder al sistema original.
Ejecución de proyectos rápida y gran beneficio económico (ROI medible)
incluso en soluciones SaaS complejas
La sustitución de una solución SaaS suele durar entre uno y seis meses dependiendo de la complejidad del sistema y del volumen de datos. Gracias a nuestro método de trabajo claramente estructurado y estandarizado podemos archivar de forma eficiente y segura incluso ecosistemas tecnológicos de gran envergadura.
Ya hemos transferido con éxito a nuestra plataforma de archivado aplicaciones en la nube con volúmenes de datos de varios terabytes incluyendo informes análisis personalizados y documentación técnica completa.
Gracias a nuestra metodología de proyecto consolidada nuestros clientes se benefician de ahorros significativos en muy poco tiempo prestando especial atención a los costes de suscripción y licencias de aquellas aplicaciones SaaS que ya no se utilizan activamente pero también reduciendo drásticamente los gastos de mantenimiento administración y esfuerzo del equipo interno.
En la inmensa mayoría de nuestros proyectos el retorno de la inversión (ROI) se alcanza en menos de un año gracias a los ahorros directos y medibles en suscripciones infraestructura y recursos corporativos.
Análisis
SaaS
El primer paso de cualquier proyecto de sustitución de una solución SaaS es un análisis detallado de tu sistema actual. Este análisis constituye la base para realizar una estimación precisa de la duración y los costes del proyecto dentro del marco del archivado SaaS.
En este proceso, evaluamos tanto los aspectos técnicos como los de gestión empresarial, incluyendo entre otros:
- Las posibilidades de acceso a la solución SaaS existente (por ejemplo, accesos de administrador, permisos de exportación o de API).
- El tipo y el alcance de las interfaces y formatos de exportación disponibles (por ejemplo, API REST, CSV, XML o JSON).
- El alcance y la relevancia de los informes, paneles de control y aplicaciones existentes.
- Las particularidades individuales, como campos personalizados, flujos de trabajo, interfaces o módulos adicionales.
Resumimos los resultados para ti en una oferta vinculante de precio fijo, lo que te ofrece la máxima seguridad en la planificación y la toma de decisiones.
Ejecución del proyecto de
archivado para soluciones SaaS
Una vez concluido el análisis del sistema, comienza el proyecto en sí de forma estructurada, eficiente y con hitos claramente definidos.
Durante una reunión inicial conjunta, aclaramos con tu equipo todas las condiciones organizativas y técnicas. A partir de ese momento, asumimos la mayor parte de las tareas por ti:
- Configuración del acceso al sistema y a las interfaces.
- Exportación y migración de los datos relevantes a través de las interfaces del proveedor.
- Recreación de informes clave y análisis personalizados.
- Documentación de todos los pasos para garantizar un proceso a prueba de auditorías.
Nuestros experimentados directores de proyecto te acompañan durante todo el proceso y garantizan un desarrollo fluido con una inversión mínima de recursos por tu parte.
Al finalizar el proyecto, llevamos a cabo fases conjuntas y estructuradas de pruebas y aceptación para asegurar que todos los datos se han archivado de forma completa, correcta y totalmente trazable.
Resultados del
proceso de archivado
Al concluir el proyecto, todas las tablas, documentos e informes relevantes de tu solución SaaS quedan integrados en nuestra solución de software propia ViewBox.
ViewBox es una plataforma de consulta basada en web que te garantiza a ti y a los usuarios autorizados un acceso rápido, seguro y totalmente trazable a la información archivada incluso años después de la sustitución del sistema.
Un valor añadido fundamental: reconstruimos todos los informes estándar y personalizados más importantes. De esta manera, puedes seguir realizando evaluaciones técnicas, fiscales o jurídicas sin el menor inconveniente y sin requerir acceso a la aplicación SaaS original.
Tras la correcta implementación y validación de ViewBox, la suscripción original puede cancelarse por completo.
Como cierre del proyecto, te entregamos una documentación exhaustiva del procedimiento que detalla de forma clara cada paso ejecutado, prestando especial atención a los siguientes aspectos:
- El método utilizado para la migración de datos.
- La estructura organizativa del contenido archivado.
- Las fases de prueba y validación completadas.
Asimismo, registramos cada paso individual del proceso de archivado, desde la extracción inicial de los datos hasta la validación final y el eventual borrado del sistema origen. Este registro se realiza a prueba de auditorías dentro de nuestro sistema de tickets Jira. Gracias a ello, cualquier tercero o inspector normativo puede comprobar en todo momento y con total transparencia cómo se ejecutó exactamente el archivado.
Software y sistema de consulta ViewBox:
aprovecha inteligentemente tus datos SaaS archivados
Con ViewBox AvenDATA ofrece un potente sistema de lectura y búsqueda diseñado de manera específica para acceder a la información procedente de sistemas heredados y aplicaciones SaaS que han sido sustituidas.
Mediante una interfaz web muy intuitiva ViewBox facilita la localización rápida el análisis estructurado y la distribución precisa de toda la información archivada prescindiendo por completo del acceso a la solución SaaS original.
ViewBox se encarga de garantizar que tus datos:
- Permanezcan totalmente comprensibles y utilizables incluso años después de la sustitución del sistema.
- Se puedan consultar en cualquier momento con total validez ante auditorías.
- Estén perfectamente estructurados y listos para cualquier proceso de revisión interno o externo.
Una característica especialmente destacada es que ViewBox integra un borrado automatizado de datos. Tomando como base los plazos de retención previamente definidos la información histórica puede eliminarse de manera automatizada y completamente trazable una vez que expiran las obligaciones legales o las directrices internas corporativas.
Esta aplicación se apoya en una infraestructura en la nube certificada y supera constantes pruebas de seguridad y rendimiento aunque también puede implementarse sin el menor inconveniente en un entorno local si así lo exigen tus requisitos informáticos o de cumplimiento normativo individuales.
¿Listo para dar
el siguiente paso?
En una consulta especializada de una hora analizaremos en detalle tu solución SaaS, sin importar si se trata de un CRM, un entorno ERP, un sistema de recursos humanos, una plataforma de tickets o una aplicación en la nube configurada a medida.
Te mostraremos en directo cómo puedes sustituir tu sistema de forma eficiente y mantener tus datos accesibles para su análisis a largo plazo, incluyendo:
- Una alineación inicial sobre la estructura de la información, el proceso de migración y el estado de los informes.
- Una demostración en vivo de nuestra solución ViewBox.
- Una explicación detallada sobre cómo replicamos los informes y las evaluaciones personalizadas de tu negocio.
- Una estimación sólida y fiable sobre los recursos técnicos, los plazos de ejecución y el coste total.
Transparencia desde el primer momento:
Nuestras propuestas de proyecto se basan en presupuestos cerrados y claramente definidos, con la garantía absoluta de que no habrá renegociaciones posteriores. Para nosotros, la máxima calidad, la fiabilidad técnica y una relación calidad precio justa son siempre el pilar fundamental.
Nuestras propuestas de proyecto se basan en presupuestos cerrados y claramente definidos, con la garantía absoluta de que no habrá renegociaciones posteriores. Para nosotros, la máxima calidad, la fiabilidad técnica y una relación calidad precio justa son siempre el pilar fundamental.
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Consulta personal y no vinculante sobre Archivado SaaS
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Nos pondremos en contacto lo antes posible.
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