Archivado SAP: Por qué retener sus datos es vital para su empresa.
Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Experto en sistemas heredados
y Director General de AvenDATA
y Director General de AvenDATA
Los sistemas SAP suelen seguir activos durante años
Muchas organizaciones siguen utilizando hoy sistemas SAP heredados, a pesar de haber implantado nuevas soluciones ERP o de haber completado la migración a SAP S/4HANA. El motivo es el gran valor estratégico de los datos que contienen.
Facturas, asientos contables, información de recursos humanos, contratos o datos de producción a menudo deben conservarse durante muchos años de forma inalterable y con valor probatorio. En España, el Código de Comercio y la Ley General Tributaria fijan plazos de conservación, mientras que la Ley Crea y Crece y el SII (Suministro Inmediato de Información) de la AEAT exigen trazabilidad en la facturación. Por ello, la relevancia de un sistema SAP no termina con su apagado técnico.
Sin un archivado SAP profesional, las empresas se enfrentan a costes operativos innecesarios, brechas de seguridad y graves problemas ante auditorías fiscales o inspecciones de trabajo.
Módulos SAP clave en los proyectos de archivado
Los módulos SAP con mayor volumen de datos desempeñan un papel central en el archivado SAP. Entre ellos destacan especialmente SAP FI y SAP CO, con datos financieros y de controlling; SAP MM, para datos de compras y gestión de materiales; así como SAP SD, para información de ventas y facturación.
Igualmente crítico es SAP HCM (o SAP HR), por la alta sensibilidad de los datos del personal, que deben conservarse durante los plazos legales y protegerse conforme al RGPD. En muchas empresas existen, además, datos históricos de SAP CRM, SAP SRM, SAP BW o soluciones SAP sectoriales que también deben archivarse.
Los sistemas heredados suelen acumular cientos de millones de registros y documentos. Un archivado SAP estructurado asegura que este valioso activo de información siga accesible cuando se necesite y permite desactivar definitivamente los antiguos entornos productivos sin asumir costes de mantenimiento indefinidos.
Los sistemas heredados generan costes y riesgos innecesarios
Mantener operativos sistemas SAP heredados que ya no se necesitan provoca, año tras año, un gasto innecesario en infraestructura y licencias. Muchas empresas mantienen activos estos entornos SAP obsoletos con el único fin de conservar el acceso a sus datos históricos. A esta carga financiera se suman los riesgos de trabajar con sistemas desactualizados: la falta de parches de seguridad y la creciente dificultad para encontrar especialistas en tecnologías SAP antiguas.
En situaciones como fusiones y adquisiciones, carve-outs, procesos concursales o migraciones a un nuevo ERP se hace evidente la necesidad de un archivado SAP profesional. Las organizaciones deben poder acceder con rapidez a sus datos históricos, por ejemplo, ante una inspección de la Agencia Tributaria. Sin una estrategia sólida de desactivación y un concepto de archivado bien diseñado, la empresa se expone a perder información de forma irrecuperable, a incumplimientos normativos, por ejemplo del RGPD, y a importantes riesgos operativos.
Un archivado SAP moderno permite desactivar los sistemas de forma segura
Un archivado SAP moderno facilita la desactivación definitiva de los sistemas SAP obsoletos y, al mismo tiempo, conserva la información crítica. Las empresas pueden archivar sus datos históricos con valor probatorio y seguir buscándolos, analizándolos y exportándolos de forma ágil.
En este sentido, resulta especialmente importante la transferencia de estructuras de tablas, comprobantes, documentos y relaciones entre los datos de SAP. Las plataformas de archivado modernas permiten además el acceso sin necesidad de un sistema SAP operativo, lo que reduce de forma duradera los costes y la complejidad. En el marco de la migración a SAP S/4HANA, el archivado SAP está cobrando una gran importancia, ya que cada vez más empresas deben consolidar sus antiguos entornos SAP y, al mismo tiempo, cumplir los requisitos legales.
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AvenDATA acompaña a las empresas en la desactivación de sus sistemas SAP antiguos de forma segura, trazable y rentable. Gracias a ViewBox, los datos, comprobantes y documentos históricos de SAP pueden seguir consultándose, analizándose y presentándose en auditorías conforme a la normativa fiscal y legal, incluso después del apagado definitivo del sistema. Las organizaciones que deseen dejar de financiar el costoso mantenimiento de sus sistemas SAP heredados deben planificar su estrategia de archivado con antelación.
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