Archiva tus sistemas de gestión documental DMS y ECM
Asegura tus datos conserva tus documentos y garantiza el cumplimiento normativo con AvenDATA
Desde plataformas como OpenText d.velop o easy Archiv hasta entornos DMS y ECM desarrollados totalmente a medida. Archivamos la información de tus sistemas heredados abarcando todas las generaciones tecnológicas y soluciones sectoriales. Cubrimos todo el espectro funcional desde el almacenamiento de documentos y la digitalización certificada hasta la gestión de flujos de trabajo y metadatos garantizando siempre tu eficiencia operativa y el rigor exigido por la Agencia Tributaria.
El desafío
Los documentos históricos en los antiguos sistemas DMS y ECM son vitales pero acceder a ellos resulta cada vez más imposible
Durante los procesos de migración informática, los cambios de software o el desmantelamiento de entornos de gestión documental, las empresas se enfrentan de forma constante a una tarea crítica.
Los sistemas heredados, que suelen ser plataformas de documentos desarrolladas a lo largo de muchos años con estructuras complejas y personalizadas, aún contienen información totalmente relevante para fines fiscales, legales o de gestión empresarial, como las inspecciones de la Agencia Tributaria.
Sin embargo, operar estos sistemas resulta extremadamente caro. El software pierde su soporte técnico, las licencias caducan y el conocimiento especializado desaparece gradualmente dentro de tu empresa.Como resultado, el acceso a documentos e información clave se complica o llega a ser completamente imposible, a pesar de que estos datos deben mantenerse siempre disponibles, accesibles y auditables para asegurar el estricto cumplimiento normativo.
Exactamente aquí es donde interviene la solución de archivado de AvenDATA para sistemas heredados de gestión documental.
Solución de archivado consolidada
respaldada por más de 17 años de experiencia en proyectos
Durante más de 17 años en AvenDATA hemos investigado y perfeccionado de forma continua el archivado de sistemas heredados DMS y ECM a través de miles de implementaciones en entornos reales.
Gracias a nuestra metodología contrastada hemos logrado cumplir con total fiabilidad y trazabilidad cualquier tipo de consulta técnica requerimiento de la Agencia Tributaria o exigencia legal a lo largo de los años.
El software ViewBox utilizado para este fin se ha consolidado como un potente sistema de consulta de datos. Esta herramienta funciona a la perfección tanto en las auditorías de cumplimiento normativo como al proporcionar acceso seguro a toda la organización en el día a día.
El hecho de que ViewBox ya se utilice en más de la mitad de las grandes empresas del IBEX 35 es una prueba clara de su estabilidad flexibilidad y eficacia práctica al más alto nivel.
Desde Europa hasta Asia pasando por Norteamérica ViewBox se utiliza con gran éxito en todo el mundo desde hace tiempo.
Tus contenidos archivados siguen operativos como documentos consultables y metadatos estructurados
en ViewBox
No solo extraemos la totalidad de los contenidos y metadatos de tu sistema heredado DMS o ECM. También garantizamos que puedas utilizar esta información de forma permanente estructurada y totalmente trazable a través de nuestro software ViewBox.
Esto incluye los siguientes elementos:
- La integración y la capacidad de búsqueda de metadatos estructurados y propiedades de los documentos.
- La representación exacta de los enlaces entre documentos el control de versiones y los flujos de trabajo siempre que resulte necesario para tu eficiencia operativa.
- El archivado seguro mediante digitalización certificada de todos los documentos y justificantes relevantes desde facturas y contratos hasta correos electrónicos o documentación técnica.
Incluso antes de iniciar el proyecto definimos contigo qué tipos de documentos estructuras de metadatos y enlaces necesitarás en el futuro para presentar justificantes fiscales ante la Agencia Tributaria optimizar procesos internos o cumplir con normativas como la Ley Crea y Crece. Durante esta fase te beneficias de nuestra amplia experiencia en numerosos proyectos de archivado que abarcan todo tipo de sistemas DMS y ECM sectores empresariales y tamaños de organización.
Gracias a ViewBox podrás buscar visualizar y exportar todos estos contenidos incluso años después de la desconexión tecnológica de forma totalmente independiente del entorno DMS o ECM original.
Ya sea para superar auditorías de cumplimiento normativo realizar controles internos o resolver disputas legales tendrás acceso en todo momento a documentos e información claramente estructurada y con filtros de búsqueda sin necesidad de pagar licencias ni depender del sistema heredado.
Ejecución ágil de
proyectos y alto retorno
de la inversión (ROI)
también en sistemas de gestión documental (DMS y ECM) complejos
La desconexión de un sistema DMS o ECM suele durar entre uno y seis meses dependiendo de su complejidad el volumen de datos y las personalizaciones realizadas.
Nuestro enfoque estructurado y estandarizado te permite archivar incluso las plataformas más grandes y personalizadas de forma eficiente y segura.
Por ejemplo ya hemos transferido con éxito sistemas con varios terabytes de datos a nuestra solución de archivado. Esto incluye todos los documentos metadatos versiones y la documentación completa necesaria para las auditorías de la Agencia Tributaria.
Nuestra metodología probada permite a las empresas lograr ahorros significativos muy rápidamente. Estas reducciones de costes se reflejan especialmente en las licencias de software antiguo bases de datos y sistemas operativos. Además disminuyen drásticamente los costes de mantenimiento infraestructura y administración interna.
El retorno de la inversión (ROI) se logra en la gran mayoría de nuestros proyectos en menos de un año gracias a los ahorros medibles en licencias infraestructura y recursos internos.
Sistemas DMS y ECM
Análisis del sistema heredado
El primer paso en cualquier desconexión de un entorno DMS o ECM es realizar un análisis detallado de tu plataforma actual. Este análisis constituye la base fundamental para estimar con total precisión la duración y los costes del proyecto de archivado de tu sistema.
Durante esta fase evaluamos minuciosamente tanto los aspectos técnicos como los operativos y de negocio incluyendo los siguientes puntos:
- Opciones de acceso al entorno DMS o ECM existente.
- Tipo estructura y tamaño de la base de datos subyacente como por ejemplo Oracle Microsoft SQL DB2 o formatos propietarios.
- Alcance y relevancia de los documentos archivados las versiones y los metadatos para garantizar el estricto cumplimiento normativo ante la Agencia Tributaria.
- Particularidades específicas como tipos de documentos propios pantallas personalizadas flujos de trabajo interfaces de comunicación con herramientas de terceros como Sage o módulos adicionales.
Finalmente consolidamos todos estos resultados en una oferta de precio cerrado totalmente vinculante. Esta propuesta te proporciona la máxima seguridad y claridad para la planificación y la toma de decisiones corporativas.
Archivado de proyectos
Para sistemas heredados
DMS y ECM
Una vez concluido el análisis del sistema arranca el proyecto en sí de forma estructurada eficiente y con hitos claramente definidos.
Durante una reunión inicial conjunta definimos con tu equipo todas las bases organizativas y técnicas. A partir de este momento nosotros asumimos la mayor parte de las tareas operativas:
- Configuración del acceso a tu entorno DMS o ECM.
- Exportación y migración de los documentos y metadatos relevantes.
- Recreación de estructuras clave enlaces entre documentos y flujos de trabajo siempre que sea necesario para tu eficiencia operativa.
- Documentación exhaustiva de cada paso para garantizar la máxima trazabilidad y el estricto cumplimiento normativo ante la Agencia Tributaria.
Nuestros gestores de proyecto expertos te acompañan durante todo el proceso. Ellos garantizan una ejecución completamente fluida y reducen al mínimo el consumo de tus recursos internos.
Al finalizer el proyecto ejecutamos conjuntamente fases de prueba y validación. De este modo aseguramos que todos los contenidos queden archivados de forma completa correcta y totalmente trazable.
Resultado
del archivado
Al finalizar el proyecto todos los documentos, metadatos, enlaces e información estructural de tu sistema heredado DMS o ECM quedarán transferidos a nuestra solución de software de desarrollo propio ViewBox.
ViewBox es un sistema de consulta web que te proporciona a ti y a los usuarios autorizados un acceso rápido, seguro y totalmente trazable a los contenidos archivados incluso años después de la desconexión del sistema.
Nuestro principal valor añadido radica en que reconstruimos todas las estructuras de documentos clave, categorías y pantallas de búsqueda o filtros personalizados en caso de ser necesario. De este modo podrás realizar consultas técnicas, legales o fiscales para la Agencia Tributaria sin ningún problema y sin necesidad de acceder al entorno DMS o ECM original.
Una vez implementada y validada la herramienta ViewBox, el sistema original puede desconectarse por completo para maximizar tu eficiencia operativa.
Al concluir el proyecto recibirás una documentación exhaustiva de los procedimientos que detalla de forma transparente todos los pasos realizados prestando especial atención a los siguientes puntos:
- El método utilizado para la extracción de datos y documentos.
- La estructura y clasificación de los contenidos archivados.
- Las fases de prueba y validación ejecutadas.
Además registramos cada paso individual del proceso de archivado desde la primera exportación de datos hasta la validación final y la posible eliminación del sistema de origen de forma totalmente auditable en nuestra plataforma Jira. Esto garantiza que cualquier auditor externo pueda verificar en todo momento y con total transparencia cómo se llevó a cabo el archivado para asegurar el máximo cumplimiento normativo.
Software y sistema de consulta ViewBox
Aprovecha al máximo los datos archivados de tus entornos DMS y ECM
Con ViewBox AvenDATA te ofrece un potente sistema de lectura y consulta diseñado específicamente para acceder a los contenidos de sistemas heredados inactivos DMS y ECM.
A través de una interfaz web intuitiva ViewBox te permite localizar analizar de forma estructurada y exportar documentos archivados y metadatos con total rapidez y sin necesidad de acceder a la plataforma original DMS o ECM.
ViewBox garantiza que todos tus contenidos archivados:
- Sigan siendo comprensibles y útiles incluso años después de la desconexión tecnológica.
- Estén siempre disponibles mediante un acceso totalmente auditable para la Agencia Tributaria.
- Permanezcan estructurados y listos para cualquier proceso de auditoría interna o externa.
Una característica destacada es la eliminación automatizada de datos. ViewBox borra los contenidos históricos de forma metódica y trazable una vez transcurridos los plazos legales de retención o las normativas internas de tu empresa.
Esto te asegura el cumplimiento normativo estricto con el RGPD y las exigencias de la Agencia Tributaria sin requerir ningún esfuerzo manual.
Esta aplicación se aloja en una infraestructura en la nube certificada y supera constantes pruebas de seguridad y rendimiento. No obstante también puedes implementarla en tus propios servidores locales para adaptarla a tus exigencias corporativas y tecnológicas.
ViewBox – Ihre Brücke
zu den Inhalten Ihrer
DMS-/ECM-Altsysteme
Für Fachabteilungen, Compliance-Teams, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten Inhalte aus ehemaligen Dokumentenmanagementsystemen bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Altsoftware, Spezialzugänge oder Zugriff auf das Ursprungssystem.
¿Listo para dar
el siguiente paso?
En una reunión de una hora con nuestros expertos analizaremos en detalle tu sistema heredado DMS o ECM sin importar si se trata de una solución estándar, una plataforma adaptada a medida o un desarrollo completamente propio.
Te mostraremos en directo cómo desconectar tu plataforma de forma eficiente y asegurar que todos los contenidos archivados sigan siendo utilizables y estructurados a largo plazo. Esta sesión incluye lo siguiente:
- Evaluación conjunta de la estructura, la migración de datos y la lógica documental para garantizar el estricto cumplimiento normativo ante la Agencia Tributaria.
- Demostración en directo de nuestra solución ViewBox.
- Explicación detallada sobre cómo replicamos metadatos personalizados, tipos de documentos y flujos de trabajo para maximizar tu eficiencia operativa.
- Estimación sólida y realista sobre la carga de trabajo, los plazos de ejecución y la inversión requerida.
Transparencia total desde el primer momento.
Nuestras propuestas de proyecto se basan en precios cerrados y claramente definidos garantizando que nunca habrá renegociaciones posteriores. Además la calidad la fiabilidad y una excelente relación entre coste y rendimiento son nuestra máxima prioridad.
Nuestras propuestas de proyecto se basan en precios cerrados y claramente definidos garantizando que nunca habrá renegociaciones posteriores. Además la calidad la fiabilidad y una excelente relación entre coste y rendimiento son nuestra máxima prioridad.
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Asesoramiento personalizado y sin compromiso sobre la migración de datos de tus entornos DMS y ECM
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Nos pondremos en contacto lo antes posible.
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