La evolución tecnológica exige archivar. Nos hacemos cargo de tu antiguo
sistema de tickets ITSM.
Con AvenDATA: protege tus procesos de servicio y garantiza su trazabilidad.
El reto de los sistemas
de tickets obsoletos
Muchas empresas necesitan desconectar sistemas de tickets obsoletos o sustituidos, como Jira Server, SAP Solution Manager, OTRS o ServiceNow, durante migraciones a la nube, consolidaciones de software o reestructuraciones de sus servicios de TI. Sin embargo, no basta con apagarlos. Los tickets de servicio, las solicitudes de cambio, los informes de incidencias y los historiales de aprobación están sujetos a estrictas obligaciones de trazabilidad, tanto internamente como frente a terceros.
Retos habituales de los sistemas de tickets antiguos
- Elevados costes operativos: el mantenimiento, la infraestructura y las licencias consumen presupuesto de forma permanente.
- Deuda técnica: los sistemas obsoletos suponen graves riesgos de seguridad y dificultan enormemente las actualizaciones.
- Consumo de recursos internos: los equipos de TI y de soporte deben seguir dedicando tiempo a mantener las plataformas y a garantizar el acceso a ellas.
- Obligaciones de auditoría: los tickets pueden contener información clave para auditorías o inspecciones de la Agencia Tributaria.
- Protección de datos: a menudo resulta técnicamente imposible cumplir los requisitos del RGPD en materia de conservación y borrado automatizado de la información.
AvenDATA te ofrece una solución completa: con nuestra plataforma web de archivado ViewBox, transferimos los datos de tus tickets desde sistemas como Jira, SAP Solution Manager, OTRS, BMC Remedy o Freshservice a un archivo seguro. Tu información histórica seguirá siendo accesible y se almacenará de forma inalterable, con total independencia del sistema de origen.
Una solución de archivado de eficacia probada
Respaldada por más de 17 años de experiencia en proyectos con sistemas de tickets y plataformas ITSM
A lo largo de los años, en AvenDATA hemos desarrollado y perfeccionado de forma continua el archivado de sistemas de tickets antiguos en numerosos proyectos internacionales. Nuestro enfoque estructurado ha dado resultado incluso ante los requisitos más exigentes: desde la preparación de auditorías de TI hasta la documentación, con plena validez legal, de tus procesos de servicio anteriores.
El núcleo de nuestra propuesta es ViewBox, un sistema de consulta diseñado específicamente para acceder a los datos archivados de plataformas desconectadas como Jira Service Management, SAP Solution Manager, OTRS, ServiceNow o BMC Remedy.
ViewBox ofrece un acceso rápido a datos almacenados de forma inalterable, tanto a tus áreas internas (TI, cumplimiento normativo o asesoría jurídica) como a auditores externos o inspectores de la Agencia Tributaria.
Numerosas empresas internacionales confían en nuestra solución, entre ellas el 50 % de las compañías del IBEX 35. Hoy, ViewBox es una herramienta estable, segura y flexible que se adapta a empresas de cualquier tamaño y que está en uso en Europa, Norteamérica y Asia.
Acceso seguro y trazable a tus tickets archivados
en ViewBox
Incluso después de desconectar definitivamente tu sistema de tickets, toda tu información permanece intacta. Migramos todos los registros relevantes de tus procesos de gestión de incidencias, problemas, cambios y peticiones de servicio, los archivamos de forma inalterable y, si lo deseas, les aplicamos una firma digital certificada para asegurar su plena validez legal.
Resumen de nuestros servicios:
- Archivado de todos los datos relevantes de los tickets, incluidos los historiales de estado, las marcas de tiempo y los archivos adjuntos.
- Almacenamiento inalterable con opción de firma digital.
- Generación opcional de informes y análisis a partir de los tickets archivados.
Antes de iniciar el proyecto, definimos contigo qué datos se van a migrar, como los tipos de tickets, los historiales de estado, los flujos de trabajo o los archivos asociados. También determinamos si necesitarás análisis específicos para inspecciones de la Agencia Tributaria, revisiones internas o procedimientos jurídicos.
Con ViewBox, tendrás estos tickets a tu disposición durante años y podrás realizar búsquedas rápidas y totalmente trazables. Además, podrás generar informes personalizados en cualquier momento, algo fundamental para atender solicitudes de ejercicio de derechos del RGPD, demostrar el cumplimiento normativo o justificar obligaciones contractuales.
Ya sea para superar una inspección de la Agencia Tributaria, resolver consultas internas o cumplir exigencias legales, con ViewBox tus tickets históricos se mantienen estructurados, seguros y accesibles, con total independencia del sistema de origen.
Ejecución planificada y ROI medible
Incluso en sistemas de tickets complejos
El desmantelamiento de sistemas de tickets como Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow o BMC Remedy suele completarse en un plazo de tres a seis meses, en función de la estructura de la información, las integraciones y el volumen de datos. Gracias a nuestra metodología estandarizada, archivamos grandes volúmenes de tickets de forma eficiente, trazable y con plena validez legal.
Ya hemos completado con éxito proyectos de varios millones de tickets. Estos proyectos incluyen la migración estructurada de los datos, la conservación de los historiales de estado completos con sus archivos adjuntos y, de forma opcional, la generación de informes personalizados.
Ahorro de costes tras la puesta en marcha Nuestros clientes obtienen ahorros significativos poco después de finalizar el proyecto, sobre todo en licencias, operación de sistemas, mantenimiento y recursos del departamento de TI.
En la gran mayoría de los casos, el retorno de la inversión (ROI) se alcanza en menos de un año gracias al apagado definitivo de los sistemas obsoletos y a la consiguiente reducción de la carga operativa de tu infraestructura de TI.
Sistema de tickets:
análisis inicial
El primer paso de todo proyecto de archivado es un análisis estructurado de tu plataforma actual, ya utilices Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow u otra plataforma ITSM. Este análisis sirve de base para estimar con fiabilidad la duración del proyecto, el volumen de datos y el esfuerzo de archivado.
Durante esta fase, evaluamos en detalle los aspectos técnicos y operativos, entre ellos:
- Las opciones de acceso a la plataforma o a la base de datos subyacente.
- La estructura, el alcance y el volumen de datos de los tickets, ya sean incidencias, peticiones de servicio o cambios.
- La relevancia de la información y sus plazos de conservación, para garantizar el cumplimiento normativo ante la Agencia Tributaria y conforme al RGPD.
- Los historiales completos, los flujos de trabajo, los archivos adjuntos y las dependencias de integración.
Recogemos todas las conclusiones en una propuesta vinculante a precio cerrado, con servicios claramente definidos y plazos realistas. Así cuentas con la máxima seguridad y transparencia para planificar y tomar decisiones antes incluso de iniciar el proyecto.
Sistema de tickets:
proyecto de archivado
Tras el análisis, comienza el proyecto de archivado propiamente dicho. Lo gestionamos de forma profesional, con total transparencia documental y con el objetivo de reducir al mínimo la carga de trabajo de tu departamento de TI.
En la reunión inicial, definimos contigo todos los requisitos organizativos y técnicos. A partir de ese momento, asumimos la mayor parte de las tareas operativas:
- Configuración del acceso a los datos o a la API.
- Exportación y migración de la información relevante de los tickets, incluidos historiales, comentarios y archivos adjuntos.
- Creación opcional de informes o análisis personalizados a partir de los tickets archivados.
- Documentación completa e inalterable de cada paso del proceso.
Nuestros jefes de proyecto te acompañan durante toda la implantación y garantizan una comunicación clara, responsabilidades bien definidas y un consumo mínimo de tus recursos internos.
Para terminar, llevamos a cabo una fase estructurada de pruebas y validación. Así nos aseguramos de que todos los tickets se han archivado de forma íntegra, correcta y trazable, y de que seguirán siendo accesibles y tendrán plena validez legal en el futuro.
Sistema de tickets:
resultados del archivado
Al finalizar el proyecto, todos los datos relevantes de tus tickets procedentes del sistema desconectado quedan integrados de forma completa y estructurada en ViewBox.
Los usuarios autorizados pueden consultar tickets de servicio, historiales de estado, comunicaciones y archivos adjuntos de forma rápida y segura, incluso años después del apagado del sistema de origen.
Si lo necesitas, generamos informes personalizados a partir de los tickets archivados, sin necesidad de acceder al sistema de origen. Esto resulta clave para realizar análisis operativos, aportar pruebas en procedimientos judiciales o atender requerimientos relacionados con el RGPD o de la Agencia Tributaria.
Una vez validado el archivo, la plataforma antigua puede apagarse definitivamente. Al cierre del proyecto, te entregamos una documentación técnica y de procedimientos exhaustiva que detalla cada paso de forma clara y trazable, en especial:
- El método y la estructura empleados para la migración de la información.
- El volumen total y la procedencia de los contenidos archivados.
- Las fases de prueba y aceptación realizadas.
Además, registramos en nuestra plataforma interna Jira cada paso del proyecto, desde la primera exportación hasta la validación final y la posible eliminación del sistema de origen. Así, todo el proceso es auditable y no deja lugar a dudas, ni siquiera ante auditores e inspectores externos.
¡ViewBox Enterprise!
Utiliza los datos archivados de tus sistemas legacy de forma segura y rápida
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA te ofrece una potente plataforma para el acceso seguro a los datos procedentes de sistemas ERP dados de baja y de otros sistemas legacy. La solución combina modernas funciones de consulta y análisis con un alto rendimiento, amplios mecanismos de seguridad y funciones inteligentes desarrolladas con ayuda de la inteligencia artificial.
ViewBox Enterprise garantiza que tus datos archivados:
- sigan siendo comprensibles y utilizables incluso muchos años después del cierre del sistema;
- puedan consultarse, filtrarse y analizarse de forma rápida y precisa;
- estén disponibles de manera inalterable y trazable para auditorías internas y externas;
- estén protegidos frente a accesos no autorizados mediante permisos basados en roles;
- puedan evaluarse con mayor eficiencia gracias a funciones inteligentes;
- permanezcan accesibles con independencia de la aplicación original.
Una característica destacada es, por ejemplo, la eliminación automatizada de datos basada en reglas. En función de los plazos de conservación legales, contractuales o internos de la empresa, los datos pueden eliminarse de forma controlada, trazable y documentada una vez vencido el plazo correspondiente. De este modo, ViewBox Enterprise te ayuda a cumplir tus requisitos de protección de datos y de compliance.
Así, los datos históricos de tu empresa siguen disponibles a largo plazo.
¿Todo listo para dar
el siguiente paso?
En una sesión de consultoría gratuita de una hora, nuestros expertos analizarán contigo el sistema de tickets que quieres desconectar, ya sea Jira, SAP Solution Manager, OTRS, ServiceNow u otro. Te mostraremos en directo cómo archivar los datos de tus tickets de forma eficiente y cómo mantener toda la información disponible, segura y bien estructurada a largo plazo.
En esta sesión obtendrás:
- Una definición precisa de la estructura de los datos, los campos que se migrarán y el modelo de acceso.
- Una demostración en directo de ViewBox.
- Una explicación detallada de cómo realizar consultas estructuradas, búsquedas de tickets e informes personalizados.
- Una estimación sólida y realista del alcance, la duración y los costes de tu proyecto de archivado.
Nuestras propuestas se basan en precios cerrados y claramente definidos, sin renegociaciones posteriores. La calidad, la fiabilidad y una excelente relación calidad-precio son nuestras prioridades.
Respuestas rápidas a todas tus consultas
Asesoramiento personalizado y sin compromiso sobre el archivado de sistemas ITSM y de tickets.
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Muchas gracias.
Hemos recibido tu solicitud.
Nos pondremos en contacto contigo lo antes posible.
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