Archiva tus sistemas legacy de Recursos Humanos y nóminas
Protege los datos de tu plantilla, conserva el histórico de nóminas y garantiza el cumplimiento normativo con AvenDATA
Desde SAP HCM, Wolters Kluwer A3, Sage, Workday y las soluciones de ADP hasta Oracle HCM y desarrollos completamente a medida: archivamos datos de personal y plataformas de gestión de nóminas de cualquier tipo, generación o arquitectura.
Nuestra solución está diseñada para desmantelar de forma totalmente segura incluso los ecosistemas de Recursos Humanos más complejos de las grandes corporaciones. Mantenemos tu información disponible a largo plazo y preparada para cualquier auditoría legal o actuación de la Inspección de Trabajo.
El reto
Los datos históricos de tus sistemas de nóminas y Recursos Humanos son vitales, pero acceder a ellos resulta cada vez más difícil.
Durante las migraciones tecnológicas, los cambios de plataforma, la externalización de procesos o el apagado de software obsoleto, las empresas se enfrentan a un desafío enorme.
Los ecosistemas de nóminas y gestión de talento suelen acumular décadas de desarrollo con estructuras de datos muy complejas y personalizadas. Sin embargo, siguen albergando información esencial para la Agencia Tributaria, la Seguridad Social y la propia gestión operativa del negocio.
A esto se suma la creciente presión de las inspecciones laborales. La Seguridad Social y la Inspección de Trabajo exigen con frecuencia la presentación detallada de nóminas, cotizaciones y expedientes históricos de los empleados, incluso décadas después. Cumplir con esta exigencia legal resulta casi imposible sin una plataforma de archivado especializada.
El gran problema es que mantener estos servidores antiguos operativos es sumamente costoso. El software ya no recibe soporte técnico, las licencias caducan y el conocimiento interno para manejarlo desaparece gradualmente de la plantilla.
Acceder a la información personal de tus empleados, como los diarios de nóminas, los expedientes laborales o los informes de cotización, se vuelve una tarea titánica o directamente inalcanzable. Todo esto ocurre justo cuando la ley exige que tus datos permanezcan accesibles, listos para su análisis y completamente auditables.
Aquí es exactamente donde interviene AvenDATA con su solución especializada de archivado.
Tus datos de Recursos Humanos siguen vivos:
transfórmalos en informes interactivos dentro de ViewBox
No nos limitamos a extraer la información de tus sistemas de Recursos Humanos y nóminas: garantizamos que puedas consultar y aprovechar todos esos datos de forma permanente a través de nuestro software ViewBox.
Nuestro proceso incluye las siguientes acciones clave:
- La reconstrucción exacta de tus informes principales y analíticas de personal.
- La adaptación de informes totalmente a medida, incluidas las consultas estadísticas o listas creadas específicamente por tu empresa.
- El archivado seguro de todos los documentos necesarios para garantizar la trazabilidad de las operaciones, como nóminas, contratos laborales o registros de jornada.
Antes de iniciar el proyecto, definimos contigo qué analíticas y accesos necesitarás en el futuro para asegurar tu cumplimiento normativo frente a la Agencia Tributaria, la Seguridad Social o la Inspección de Trabajo, así como tus propias obligaciones legales de conservación. En esta fase, te beneficiarás de nuestra amplia experiencia en el desmantelamiento de sistemas de Recursos Humanos como SAP HCM, Wolters Kluwer A3, Sage, Workday, ADP u Oracle HCM.
Gracias a ViewBox, podrás consultar, analizar y explotar estos informes años después del apagado técnico, con total independencia de la infraestructura informática original.
Ya sea para afrontar inspecciones del IRPF o auditorías de la Seguridad Social, resolver dudas operativas internas o realizar comprobaciones legales, siempre tendrás acceso a informes bien estructurados y fáciles de filtrar. Todo ello sin seguir pagando licencias obsoletas y sin necesidad de acceder al programa original.
Ejecución ágil y rentabilidad medible, incluso en los sistemas de nóminas y
Recursos Humanos más complejos
El desmantelamiento de sistemas legacy de Recursos Humanos se realiza de forma estructurada y eficiente, con plazos de ejecución que suelen oscilar entre uno y seis meses, según la complejidad y el volumen de datos.
Ya se trate de SAP HCM con módulos profundamente integrados, de estructuras extensas de Workday o de soluciones legacy complejas como Wolters Kluwer A3, Sage u Oracle HCM, nuestra metodología estandarizada nos permite archivar sistemas altamente interconectados, con varios terabytes de información de personal y nóminas, de forma segura y trazable.
Análisis de sistemas legacy de
Recursos Humanos y nóminas
El primer paso de cualquier proyecto de archivado en el área de personal es un análisis detallado del sistema de Recursos Humanos o de nóminas actual. Este estudio constituye la base para ofrecerte una estimación fiable de la duración del proyecto, el esfuerzo y los costes necesarios.
Especialmente en grandes empresas con ecosistemas informáticos que han crecido a lo largo de los años, como SAP HCM o Wolters Kluwer A3, este trabajo previo resulta decisivo para lograr un desmantelamiento rentable y con total seguridad jurídica.
En este análisis evaluamos tanto los aspectos técnicos como los procesos internos, incluidos los siguientes puntos:
- Las opciones de acceso al sistema existente: interfaz de usuario, conexión remota o volcado de datos.
- El tipo, la estructura y el volumen de la base de datos subyacente, ya sea Oracle, MS SQL, DB2 o una solución propietaria.
- Los informes disponibles, los diarios de nóminas y todos los documentos relevantes para el archivado.
- Las particularidades de cada sistema, como desarrollos propios, personalizaciones, interfaces o módulos adicionales para la gestión de tiempos y portales del empleado.
Recopilamos los resultados de este análisis para presentarte una propuesta de precio cerrado totalmente transparente, en la que detallamos el alcance, los plazos y cada paso de la implementación. De este modo, obtendrás la máxima seguridad para tu planificación y toma de decisiones.
Ejecución del proyecto de archivado para sistemas
de Recursos Humanos
Una vez concluido el análisis del sistema, iniciamos contigo el proyecto de archivado siguiendo un proceso estructurado, eficiente y diseñado específicamente para plataformas de gestión de personas.
En una reunión inicial de lanzamiento, definimos todos los parámetros organizativos y técnicos necesarios. A partir de ahí, asumimos la mayor parte de las tareas para que el esfuerzo por tu parte sea mínimo:
- Configuración de accesos seguros al sistema.
- Exportación y transferencia de los datos relevantes de personal y nóminas.
- Reconstrucción de informes esenciales, como diarios de nóminas, documentos de cotización a la Seguridad Social o recibos de salarios.
- Archivado y documentación de analíticas personalizadas y desarrollos propios.
- Documentación completa de auditoría para auditores internos y externos.
Nuestros directores de proyecto cuentan con una amplia experiencia y te acompañarán durante todo el proceso, desde el análisis inicial hasta la validación final.
Para concluir el proyecto, realizamos de forma conjunta fases de prueba estructuradas en las que podrás verificar que los datos archivados están completos, son trazables y ofrecen plena seguridad jurídica. Solo entonces procederemos al apagado definitivo de tu sistema antiguo.
Resultado del archivado de tus sistemas de
Recursos Humanos y nóminas
Una vez finalizado el proyecto, todos los datos de personal, diarios de nóminas, documentos e informes relevantes de tu antiguo sistema se habrán transferido a ViewBox, nuestra solución de archivado propia.
ViewBox es un sistema de consulta basado en web, diseñado específicamente para garantizar el acceso seguro a los datos de sistemas desmantelados. Incluso muchos años después del apagado técnico, esta plataforma permite que los usuarios autorizados, como el departamento de Recursos Humanos o los auditores externos, realicen consultas rápidas y seguras con total validez legal.
Un valor añadido fundamental es que reconstruimos todos los informes estándar y personalizados esenciales, desde los recibos de salarios y diarios de nóminas hasta las cotizaciones a la Seguridad Social o las analíticas internas de Recursos Humanos. De este modo, podrás seguir realizando evaluaciones técnicas, fiscales o legales sin necesidad de acceder al sistema original.
Tras completar la migración de datos, la validación del sistema y la aprobación final, podrás desconectar definitivamente y sin riesgos el software de Recursos Humanos original.
Al concluir, recibirás una documentación exhaustiva del proyecto que refleja de forma transparente todos los pasos seguidos y garantiza su validez ante cualquier auditoría. Este documento detalla especialmente:
- El método y la ejecución de la transferencia de datos.
- La estructura y el procesamiento de los contenidos archivados.
- El desarrollo y los resultados de las fases de prueba y validación.
- Las interfaces o la reconstrucción de informes específicos, si fuera necesario.
Además, registramos en nuestro sistema de gestión cada etapa del proceso de archivado, desde el envío inicial hasta la validación final. Así, cualquier tercero o inspector externo puede comprobar en todo momento cómo se realizó el archivado, de forma trazable y conforme a la normativa vigente.
ViewBox Enterprise!
Utilice los datos archivados de sus sistemas heredados de forma segura y rápida!
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA ofrece una potente plataforma para el acceso seguro a los datos procedentes de sistemas ERP dados de baja y de otros sistemas heredados. La solución combina modernas funciones de consulta y análisis con un alto rendimiento, amplios mecanismos de seguridad y funciones inteligentes basadas en inteligencia artificial.
ViewBox Enterprise garantiza que tus datos archivados:
- sigan siendo comprensibles y utilizables incluso muchos años después del cierre del sistema
- puedan consultarse, filtrarse y analizarse de forma rápida y precisa
- estén disponibles de manera inalterable y trazable para auditorías internas y externas
- estén protegidos frente a accesos no autorizados mediante permisos basados en roles
- puedan evaluarse con mayor eficiencia gracias a funciones inteligentes
- permanezcan accesibles con independencia de la aplicación original
Una característica destacada es, por ejemplo, la eliminación automatizada de datos basada en reglas. En función de los plazos de conservación legales, contractuales o internos de la empresa, los datos pueden eliminarse de forma controlada, trazable y documentada una vez vencido el plazo correspondiente. De este modo, ViewBox Enterprise apoya a las empresas en el cumplimiento de sus requisitos de protección de datos y de compliance.
Así, los datos históricos de tu empresa siguen disponibles a largo plazo.
Nuestra solución ViewBox:
el núcleo de tu estrategia de archivado
ViewBox se ha consolidado como una plataforma de consulta de máxima confianza para gestionar datos de personal archivados. Es la herramienta ideal tanto para los departamentos de Recursos Humanos como para los equipos de auditoría interna o los inspectores externos.
En la actualidad, más del 50 % de las empresas del DAX (el principal índice bursátil alemán) y grandes corporaciones de Europa, Norteamérica y Asia utilizan nuestro software. Su eficacia está contrastada en entornos empresariales de máxima exigencia.
¿Preparado para dar
el siguiente paso?
En una consultoría de una hora, analizaremos a fondo tu sistema antiguo. No importa si utilizas una solución estándar del mercado, una plataforma con desarrollos a medida o un software de Recursos Humanos de creación propia.
Te mostraremos en directo cómo puedes desmantelar tu sistema de nóminas o de gestión de personal de forma eficiente, garantizando que toda tu información siga disponible para futuras analíticas y consultas legales. Esta sesión incluye:
- Una evaluación inicial de tu estructura de datos, los formatos de transferencia y la preparación de informes.
- Una demostración en vivo de nuestra plataforma de archivado ViewBox.
- Una explicación detallada de nuestra metodología para replicar tus diarios de nóminas, informes de liquidación y analíticas personalizadas.
- Una estimación realista y fundamentada del esfuerzo técnico y los plazos de ejecución, con una propuesta de precio cerrado.
Transparencia total desde el primer momento.
Nuestras propuestas de proyecto se basan en precios cerrados y claramente definidos, sin renegociaciones posteriores. Además, la calidad, la fiabilidad y una excelente relación entre coste y rendimiento son nuestra máxima prioridad.
Reserva ahora tu cita gratuita para hablar personalmente con uno de nuestros expertos.
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Asesoramiento personalizado y sin compromiso sobre el archivado de sistemas de nóminas y Recursos Humanos
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