Apaga tus sistemas heredados y gestiona tus datos de forma inteligente
Toma el control del ciclo de vida de los datos (DLM) con AvenDATA.
Ya se trate de un ERP, un CRM, un sistema de recursos humanos, un gestor documental o una aplicación de desarrollo propio, archivamos tus sistemas heredados de forma inalterable y conforme a la normativa vigente. Toda tu información seguirá accesible y lista para consultarse, sin importar el sector, la plataforma tecnológica o la antigüedad de los datos.
El reto
Una gestión profesional del ciclo de vida de los datos exige no solo que la información se genere, se utilice y se analice, sino también que, al final de su fase activa, se archive o se elimine de forma controlada y económicamente viable.
Sin embargo, muchas empresas fracasan precisamente en este último paso:
- Los datos históricos quedan atrapados en sistemas heredados que deben mantenerse activos por motivos de cumplimiento normativo, por ejemplo, ante una inspección de la Agencia Tributaria.
- Las plataformas siguen generando costes operativos recurrentes, aunque ya no desempeñan ninguna función en el día a día del negocio.
- Las infraestructuras quedan obsoletas, los contratos de mantenimiento externos se prolongan indefinidamente y se desperdician recursos técnicos internos.
- Los riesgos de ciberseguridad se multiplican a medida que el entorno tecnológico envejece y deja de recibir soporte oficial.
- Se pierde la visión transversal de la información corporativa, lo que impide alcanzar objetivos clave del DLM, como la eficiencia operativa, la transparencia y la gobernanza de los datos.
La consecuencia: el ciclo de vida de los datos no concluye de forma natural, sino que se estanca en sistemas obsoletos. Esto no solo dispara costes innecesarios, sino que choca frontalmente con cualquier estrategia moderna de gestión de datos.
Soluciones de archivado
para la fase final del ciclo de vida de los datos
Presencia internacional y un enfoque integral
El archivado y el uso a largo plazo de la información de los sistemas heredados son un pilar fundamental de cualquier estrategia de gestión del ciclo de vida de los datos. Desde hace más de 17 años, en AvenDATA ayudamos a empresas de todo el mundo a archivar de forma segura la información de sus aplicaciones obsoletas, con pleno cumplimiento normativo y un acceso estructurado, independientemente del sistema de origen.
Nuestros procesos de archivado se han desarrollado y perfeccionado de forma continua a lo largo de más de mil proyectos completados con éxito. En este tiempo, hemos incorporado todos los requisitos derivados de auditorías internas, obligaciones legales e inspecciones fiscales en una solución fiable y pensada para el día a día de las empresas.
El núcleo de nuestra propuesta es ViewBox, una plataforma de consulta intuitiva que conserva los datos históricos de forma inalterable y permite aprovecharlos con eficiencia. Ya sea con fines analíticos, legales o fiscales, ViewBox ofrece un acceso estructurado a la información durante toda su vida útil. Por ello, no es de extrañar que hoy sea la solución de referencia para más del 50 % de las empresas del IBEX 35.
Desde pymes hasta multinacionales, y desde Europa hasta Norteamérica y Asia, ViewBox se utiliza en todo el mundo y cumple los estándares más exigentes en seguridad de la información, transparencia y gobernanza de datos.
Protege tus datos históricos y la
trazabilidad de tus informes
No nos limitamos a extraer todos los datos de tu sistema heredado: también garantizamos que puedas consultarlos, analizarlos y verificarlos de forma estructurada y permanente con ViewBox. En una gestión profesional del ciclo de vida de los datos, los informes archivados son una pieza clave.
Esto incluye, entre otros aspectos:
- La reconstrucción de los informes estándar y los análisis de negocio más relevantes.
- La adaptación de los informes personalizados de cada cliente, incluidos los de desarrollo propio.
- El archivado de todos los justificantes asociados, como facturas, pedidos o asientos contables, para garantizar la trazabilidad completa de su contenido.
Antes de iniciar el proyecto, definimos contigo qué informes seguirán siendo necesarios a largo plazo, ya sea para atender requerimientos de la Agencia Tributaria, realizar análisis internos o cumplir obligaciones legales de documentación. En este proceso, te beneficiarás de nuestra amplia experiencia en el archivado de múltiples entornos tecnológicos, sectores y modelos de informes.
Gracias a ViewBox, estos informes siguen siendo comprensibles, filtrables y plenamente accesibles incluso años después del apagado del sistema, sin necesidad de conservar la aplicación de origen ni de mantener costosas licencias de software, como las de Sage o Microsoft Dynamics.
Ya sea para superar auditorías, resolver dudas internas o aclarar cuestiones legales, siempre tendrás acceso a información estructurada y fiable.
Implementación rápida y ahorro medible
Un retorno de la inversión tangible
y sostenible
El archivado de un sistema heredado suele durar entre uno y seis meses, en función de su complejidad, la estructura de los datos y su volumen. Gracias a nuestra metodología estandarizada y probada, podemos archivar incluso los sistemas de mayor tamaño de forma eficiente, segura y trazable.
Ya hemos completado con éxito proyectos de archivado con varios terabytes de datos y relaciones de información complejas, incluidos todos los informes, los análisis personalizados y la documentación completa.
Nuestros clientes obtienen rápidamente ventajas como las siguientes:
- Eliminación de los gastos recurrentes en licencias de aplicaciones heredadas y bases de datos.
- Ahorro en el mantenimiento y el alojamiento de infraestructuras obsoletas.
- Menor carga de trabajo interna gracias a la disponibilidad centralizada de datos inalterables.
- Cumplimiento normativo simplificado frente a inspecciones y auditorías fiscales.
En la gran mayoría de nuestros proyectos, el retorno de la inversión se alcanza en menos de un año gracias a la liberación de recursos informáticos, un control presupuestario riguroso y la integración de los datos archivados en tu estrategia de gestión del ciclo de vida de los datos.
Análisis del sistema:
el primer paso hacia un archivado con éxito
Todo proyecto de archivado comienza con un análisis detallado de tu sistema heredado. Esta evaluación permite calcular de forma realista la duración del proyecto, el volumen de datos y los requisitos técnicos. El objetivo es ofrecerte una propuesta vinculante a precio cerrado, que te dé total seguridad en la planificación.
Durante el análisis, evaluamos, entre otros aspectos:
- Las opciones de acceso al sistema actual, por ejemplo, mediante acceso a la base de datos, API o exportación de archivos.
- El tipo, la estructura y el tamaño de los datos.
- La relevancia operativa de los informes, los análisis y los distintos tipos de justificantes.
- Las particularidades del sistema, como desarrollos propios, integraciones o módulos adicionales.
Todos los resultados se documentan de forma estructurada y se recogen en una propuesta clara. Así dispondrás de la información necesaria para decidir con confianza cuándo y cómo archivar tu sistema heredado.
Proyecto de archivado:
ejecución segura y bien estructurada
Tras el análisis, el proyecto comienza con una reunión inicial conjunta y unos hitos claramente definidos. A partir de ese momento, nos encargamos de la mayor parte de las tareas técnicas y organizativas.
Pasos habituales del proyecto:
- Configuración de los accesos al sistema y de las interfaces de exportación.
- Migración y estructuración de los datos relevantes.
- Reconstrucción de los informes principales y los análisis personalizados.
- Documentación completa de todo el proceso para garantizar su trazabilidad.
Nuestros jefes de proyecto te acompañan en todas las fases, desde la coordinación inicial hasta la validación final. Gracias a unos procesos claros, una metodología probada y una comunicación transparente, el esfuerzo de tu equipo será mínimo.
El proyecto concluye con fases estructuradas de pruebas y aprobación, en las que comprobamos que todos los datos se han archivado de forma íntegra, correcta y trazable.
Resultado: acceso completo,
incluso años después
Al finalizar el proyecto, todas las tablas, los justificantes y los informes relevantes de tu sistema heredado estarán disponibles en ViewBox. Esta plataforma web ofrece a los usuarios autorizados un acceso rápido y seguro a datos inalterables, incluso años después del apagado y con total independencia de la aplicación de origen.
Un valor añadido fundamental: reconstruimos todos los informes estándar y personalizados esenciales. De este modo, los análisis técnicos, fiscales o legales siguen siendo posibles sin licencias de software adicionales ni dependencias técnicas.
Una vez completadas con éxito la implantación y la aprobación, el sistema de origen se pone definitivamente fuera de servicio. Este apagado se documenta, lo que garantiza su plena validez legal.
Además, recibirás una documentación exhaustiva del procedimiento que incluye, entre otros, los siguientes puntos:
- El método y el alcance de la migración de datos.
- La estructura y la preparación de los contenidos archivados.
- La ejecución y los resultados de las fases de prueba y aprobación.
- Los pasos del proceso registrados en el marco de la gestión del ciclo de vida de los datos.
Todas las operaciones quedan registradas de forma inalterable en nuestro sistema de tickets: desde la exportación de datos hasta la aprobación final y la posible eliminación posterior del sistema de origen. Así, todo el proceso de archivado es trazable en cualquier momento para auditores externos o inspectores de Hacienda.
¡ViewBox Enterprise!
Utiliza los datos archivados de tus sistemas legacy de forma segura y rápida
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA te ofrece una potente plataforma para el acceso seguro a los datos procedentes de sistemas ERP dados de baja y de otros sistemas legacy. La solución combina modernas funciones de consulta y análisis con un alto rendimiento, amplios mecanismos de seguridad y funciones inteligentes desarrolladas con ayuda de la inteligencia artificial.
ViewBox Enterprise garantiza que tus datos archivados:
- sigan siendo comprensibles y utilizables incluso muchos años después del cierre del sistema;
- puedan consultarse, filtrarse y analizarse de forma rápida y precisa;
- estén disponibles de manera inalterable y trazable para auditorías internas y externas;
- estén protegidos frente a accesos no autorizados mediante permisos basados en roles;
- puedan evaluarse con mayor eficiencia gracias a funciones inteligentes;
- permanezcan accesibles con independencia de la aplicación original.
Una característica destacada es, por ejemplo, la eliminación automatizada de datos basada en reglas. En función de los plazos de conservación legales, contractuales o internos de la empresa, los datos pueden eliminarse de forma controlada, trazable y documentada una vez vencido el plazo correspondiente. De este modo, ViewBox Enterprise te ayuda a cumplir tus requisitos de protección de datos y de compliance.
Así, los datos históricos de tu empresa siguen disponibles a largo plazo.
¿Todo listo para dar
el siguiente paso?
Hablemos sobre tu sistema heredado y el futuro del ciclo de vida de tus datos.
En una sesión de consultoría de una hora, nuestros expertos analizarán contigo tu sistema heredado, ya se trate de un ERP, un CRM, un software de nóminas o un gestor documental. Nuestro objetivo es mostrarte cómo apagar tu aplicación de forma segura y mantener tus datos disponibles y listos para su análisis a largo plazo.
Durante la sesión, obtendrás:
- Una evaluación fundamentada de la estructura de los datos, el proceso de migración y la situación de los informes.
- Una demostración en directo de nuestra plataforma de consulta ViewBox.
- Una visión detallada de nuestra metodología para reconstruir los informes estándar y personalizados.
- Una estimación realista de la duración, el esfuerzo y los costes del proyecto, como base para una propuesta a precio cerrado.
Transparencia total desde el primer momento
Nuestras propuestas se basan en precios cerrados y claramente definidos, sin renegociaciones posteriores. La calidad, la fiabilidad y una excelente relación entre coste y valor son nuestras prioridades.
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Asesoramiento personalizado y sin compromiso sobre la gestión del ciclo de vida de los datos.
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Nos pondremos en contacto lo antes posible.
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