Apaga tus sistemas y gestiona tus datos de forma inteligente
Toma el control del ciclo de vida de los datos (DLM) con AvenDATA
Ya se trate de un ERP, un CRM, un sistema de recursos humanos, un gestor documental o cualquier sistema heredado de desarrollo propio, archivamos tus aplicaciones obsoletas garantizando su máxima inmutabilidad y el estricto cumplimiento normativo. Toda tu información permanecerá completamente accesible y lista para su búsqueda sin importar el sector, la plataforma tecnológica o la antigüedad de los datos.
El desafío
Una gestión profesional del ciclo de vida de los datos o DLM exige que la información no solo se genere se utilice y se analice. Al final de su fase activa los datos también deben archivarse o eliminarse de forma controlada y económicamente viable.
Sin embargo muchas empresas fracasan precisamente en este último paso:
- Los datos históricos quedan atrapados en sistemas heredados que deben mantenerse activos por estrictos motivos de cumplimiento normativo ante instituciones como la Agencia Tributaria.
- Las plataformas siguen generando costes operativos recurrentes aunque ya no desempeñen ninguna función en el día a día del negocio.
- Las infraestructuras tecnológicas quedan obsoletas los contratos de mantenimiento externos se prolongan indefinidamente y los recursos técnicos internos se desperdician.
- Los riesgos de ciberseguridad se multiplican a medida que el entorno tecnológico envejece y deja de recibir soporte oficial.
- Se pierde la visión transversal de la información corporativa lo que impide alcanzar los objetivos clave del DLM como la eficiencia operativa la transparencia y la gobernanza de datos.
La consecuencia: El ciclo de vida de los datos no concluye de forma natural sino que se estanca en ecosistemas obsoletos. Esto no solo dispara los costes innecesarios sino que choca frontalmente con cualquier estrategia moderna de gestión de la información.
Soluciones globales de archivado
para todo el ciclo de vida de los datos
Despliegue internacional con enfoque integral en DLM
El archivado y el uso a largo plazo de los datos de los sistemas heredados constituyen un pilar fundamental de cualquier estrategia inteligente de gestión del ciclo de vida de los datos o DLM. Desde hace más de 17 años en AvenDATA ayudamos a empresas de todo el mundo a archivar de forma segura la información de sus aplicaciones obsoletas garantizando el estricto cumplimiento normativo y facilitando un acceso estructurado con absoluta independencia del sistema de origen.
Nuestros procesos de archivado se han desarrollado y perfeccionado de forma continua a partir de más de mil proyectos ejecutados con éxito. Durante este tiempo hemos integrado todos los requisitos derivados de auditorías internas requerimientos legales e inspecciones fiscales en una solución altamente fiable y plenamente orientada a la práctica empresarial.
El núcleo de nuestra propuesta es el software ViewBox un sistema de búsqueda intuitivo y con máxima inmutabilidad que rentabiliza los datos históricos de forma eficiente. Ya sea para fines analíticos legales o fiscales ante instituciones como la Agencia Tributaria ViewBox facilita un acceso estructurado durante todo el ciclo de vida de la información. Por ello no es de extrañar que actualmente sea la solución de referencia para más del 50 % de las empresas del IBEX 35.
Desde pymes hasta corporaciones multinacionales y desde Europa hasta Norteamérica y Asia ViewBox se despliega a nivel global cumpliendo con los estándares más exigentes en materia de seguridad de la información transparencia y conformidad con las políticas de DLM.
Protege tus datos históricos. Asegura la trazabilidad de tus informes.
Actúa conforme a las normativas de DLM.
No nos limitamos a extraer todos los datos de tu sistema heredado. También garantizamos que puedas analizar consultar y trazar esta información de forma estructurada y permanente a través de ViewBox. En una gestión profesional del ciclo de vida de los datos o DLM los informes y las evaluaciones que se archivan son una pieza clave.
Esto incluye entre otros aspectos lo siguiente:
- La reconstrucción de los informes estándar y las evaluaciones de negocio más relevantes.
- La adaptación de informes personalizados y específicos de cada cliente incluyendo las evaluaciones de desarrollo propio.
- El archivado de todos los comprobantes asociados como facturas pedidos o diarios contables para garantizar la total trazabilidad de su contenido.
Antes de iniciar el proyecto definimos contigo qué informes seguirán siendo necesarios a largo plazo ya sea para cumplir con los estrictos requerimientos de la Agencia Tributaria realizar análisis corporativos internos o atender obligaciones legales de documentación. En este proceso te beneficiarás de nuestra amplia experiencia en el archivado de múltiples ecosistemas tecnológicos sectores y lógicas de evaluación.
Gracias a ViewBox estos informes se mantienen comprensibles filtrables y totalmente disponibles incluso años después del apagado del sistema. Todo ello sin necesidad de conservar la aplicación de origen ni de mantener activas costosas licencias de software como las de Sage o Microsoft Dynamics.
Ya sea para supercar auditorías resolver dudas internas o realizar aclaraciones legales siempre tendrás acceso a evaluaciones estructuradas dentro de una sólida estrategia de DLM.
Ejecución ágil del
proyecto y beneficio económico medible mediante una rápida implementación
Ahorros tangibles y un retorno
de la inversión sostenible
El archivado de un sistema heredado suele durar entre uno y seis meses dependiendo de su complejidad la estructura de los datos y su volumen. Gracias a nuestra metodología estandarizada y probada en la práctica podemos archivar incluso los sistemas de mayor tamaño de forma eficiente segura y totalmente trazable.
Ya hemos migrado con éxito a nuestra solución de archivado proyectos con varios terabytes de datos y relaciones complejas de información incluyendo todos los informes las evaluaciones personalizadas y la documentación al completo.
Nuestros clientes obtienen rápidamente ventajas medibles como las siguientes:
- Eliminación de los gastos recurrentes en licencias de aplicaciones heredadas y bases de datos.
- Ahorro en el mantenimiento y alojamiento de infraestructuras tecnológicas obsoletas.
- Reducción de la carga de trabajo interno gracias a la disponibilidad centralizada de los datos garantizando su máxima inmutabilidad.
- Optimización del cumplimiento normativo ante la Agencia Tributaria dentro de estrategias modernas de DLM.
En la inmensa mayoría de nuestros proyectos el retorno de la inversión se alcanza en menos de un año. Esto se logra mediante una notable liberación de los recursos informáticos un estricto control presupuestario y la integración fluida de los datos archivados en una gestión integral del ciclo de vida de la información.
Análisis del sistema
El primer paso para
un archivado exitoso
Todo proyecto de archivado comienza con un análisis exhaustivo de tu sistema heredado actual. Esta evaluación sienta las bases para calcular de forma realista la duración del proyecto el volumen de datos y los requisitos técnicos. El objetivo final es ofrecerte una propuesta vinculante con precio cerrado que te brinde total seguridad en la planificación.
Durante este análisis evaluamos entre otros aspectos lo siguiente:
- Las opciones de acceso al sistema actual por ejemplo mediante acceso a la base de datos API o exportación de archivos
- La tipología la estructura y el tamaño de los datos subyacentes
- La relevancia operativa de los informes las evaluaciones y los distintos tipos de comprobantes
- Las particularidades específicas como desarrollos propios a medida integraciones o módulos adicionales
Todos los resultados se documentan de forma estructurada y se materializan en una propuesta clara. De este modo dispones de la información necesaria para decidir con total confianza cuándo y cómo archivar tu sistema heredado.
Archivado del
proyecto
Ejecución segura y con
una estructura clara
Tras concluir el análisis arranca el proyecto de archivado con una reunión inicial conjunta y unos hitos claramente definidos. A partir de este momento asumimos la mayor parte de las tareas técnicas y organizativas por ti.
Pasos habituales del proyecto:
- Configuración de los accesos al sistema y las interfaces de exportación
- Migración y estructuración de los datos relevantes
- Replicación de los informes centrales y las evaluaciones personalizadas
- Documentación exhaustiva de todo el proceso para garantizar la máxima inmutabilidad
Dependiendo de la complejidad del sistema el proyecto tiene una duración de entre uno y seis meses. Nuestros expertos gestores de proyectos te acompañan en todas las fases desde la coordinación inicial hasta la validación final. Gracias a unos procesos claros una metodología estandarizada y una comunicación transparente el esfuerzo de tu equipo interno será mínimo.
Como cierre del proyecto llevamos a cabo fases estructuradas de pruebas y aprobación. De este modo nos aseguramos de que todos los datos se hayan archivado de forma íntegra correcta y totalmente trazable.
Resultado del archivado
Acceso total incluso años después
Tras la finalización del proyecto todas las tablas los comprobantes y los informes relevantes de tu sistema heredado se transfieren a nuestra solución de software ViewBox. Este sistema de búsqueda basado en web ofrece a los usuarios autorizados un acceso rápido seguro y con máxima inmutabilidad incluso años después de la desconexión tecnológica con total independencia del sistema de aplicación original.
Un valor añadido fundamental: Reconstruimos todos los informes estándar y personalizados esenciales. De este modo las evaluaciones técnicas fiscales o legales siguen siendo perfectamente viables sin necesidad de licencias de software adicionales ni dependencias técnicas.
Una vez completada con éxito la implementación y la aprobación el sistema de origen queda totalmente fuera de servicio. Este proceso de apagado se documenta garantizando su plena validez legal.
Al finalizar el proyecto recibes una documentación procedimental exhaustiva que incluye entre otros los siguientes puntos:
- El método y el alcance de la migración de datos
- La estructura y la preparación de los contenidos archivados
- La ejecución y los resultados de las fases de prueba y aprobación
- Los pasos del proceso registrados dentro del marco de la gestión del ciclo de vida de los datos o DLM
Además todas las operaciones se documentan con máxima inmutabilidad en nuestro sistema de tickets. Desde la exportación de datos hasta la aprobación final y la posible eliminación posterior del sistema de origen. Así todo el proceso de archivado sigue siendo totalmente trazable en cualquier momento para terceros o inspectores de la Agencia Tributaria.
Sistema de software y búsqueda ViewBox
Convierte los datos archivados en un activo inteligente
Con ViewBox AvenDATA ofrece un potente sistema de búsqueda web diseñado específicamente para los datos de sistemas heredados desconectados. Esta aplicación se ha desarrollado para permitir un acceso rápido estructurado y con máxima inmutabilidad a la información histórica incluso después de apagar el sistema y sin necesidad de acceder a la plataforma de origen.
ViewBox garantiza que tus datos archivados logren lo siguiente:
- Mantenerse comprensibles filtrables y analizables incluso años después.
- Estar disponibles en cualquier momento con plena validez legal tanto a nivel interno como externo.
- Permanecer perfectamente estructurados para superar auditorías inspecciones y análisis corporativos.
Una característica fundamental en el marco de la gestión del ciclo de vida de los datos o DLM es el borrado automatizado integrado. Una vez superados los plazos de retención estipulados la información puede eliminarse mediante reglas automatizadas y con máxima inmutabilidad cumpliendo estrictamente con el RGPD las normativas de la Agencia Tributaria o las políticas internas de tu empresa todo ello sin requerir ningún esfuerzo manual.
ViewBox funciona tanto en entornos en la nube certificados como mediante instalaciones en servidores locales adaptándose a tus necesidades específicas de seguridad control y cumplimiento normativo. La infraestructura subyacente se somete periódicamente a rigurosas pruebas de seguridad y rendimiento cumpliendo con los estándares más exigentes para garantizar una fiabilidad absoluta durante todo el ciclo de vida de los datos.
ViewBox – Deine Brücke
zu stillgelegten Altsystemen
Archivdaten verständlich, durchsuchbar und auswertbar – jederzeit und ohne Originalsystem
Ob für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen – mit ViewBox bleiben deine archivierten Daten aus alten Systemen vollständig zugänglich.
- Ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche System kannst du:
- strukturierte Auswertungen durchführen
- Prüfanforderungen jederzeit erfüllen
- fachliche, rechtliche und betriebswirtschaftliche Fragestellungen fundiert beantworten
- …
ViewBox verbindet rechtssichere Archivierung mit praktischer Nutzbarkeit – als leistungsstarkes Recherchesystem für alle Unternehmensbereiche.
¿Todo listo para dar
el siguiente paso?
Hablemos sobre tu sistema heredado y el futuro del ciclo de vida de tus datos.
En una sesión de consultoría de una hora con nuestros expertos analizaremos conjuntamente tu sistema heredado con total independencia de si se trata de un ERP un CRM un software de nóminas o un sistema de gestión documental. Nuestro objetivo es mostrarte cómo desconectar tu aplicación de forma segura y mantener tus datos disponibles y listos para su análisis a largo plazo en perfecta sintonía con una gestión moderna del ciclo de vida de los datos o DLM.
Durante esta sesión de consultoría obtendrás lo siguiente:
- Una evaluación fundamentada sobre la estructura de los datos el proceso de migración y la situación de los informes.
- Una demostración en vivo de nuestra solución de archivado y búsqueda ViewBox.
- Una visión detallada de nuestra metodología para replicar las evaluaciones estándar y los informes personalizados.
- Una estimación sólida y realista sobre la duración el esfuerzo y los costes del proyecto mediante un precio cerrado.
Transparencia total desde el primer momento:
Nuestras propuestas de proyecto se basan en precios cerrados y claramente definidos garantizando que nunca habrá renegociaciones posteriores. Además la calidad la fiabilidad y una excelente relación entre coste y rendimiento son nuestra máxima prioridad.
Nuestras propuestas de proyecto se basan en precios cerrados y claramente definidos garantizando que nunca habrá renegociaciones posteriores. Además la calidad la fiabilidad y una excelente relación entre coste y rendimiento son nuestra máxima prioridad.
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Asesoramiento personalizado y sin compromiso sobre Data Lifecycle Management
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Nos pondremos en contacto lo antes posible.
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