Archivado de sistemas de ficheros: protege tus documentos,
conserva tu información y garantiza el cumplimiento normativo con AvenDATA.
Ya se trate de sistemas de ficheros clásicos en unidades de red, estructuras de carpetas mixtas o repositorios documentales totalmente personalizados, nosotros nos encargamos de archivar los datos no estructurados procedentes de sistemas heredados en cualquier sector. Cubrimos absolutamente todo, desde los informes operativos hasta la documentación financiera exigida por la Agencia Tributaria.
El desafío
Los archivos históricos de tus sistemas de ficheros antiguos son fundamentales, pero acceder a ellos resulta cada vez más difícil.
Durante las migraciones informáticas, el apagado de servidores o el desmantelamiento de estructuras de directorios obsoletas, las empresas se enfrentan habitualmente a una tarea crítica.
Los sistemas de ficheros suelen estar formados por jerarquías de carpetas que han crecido durante años e incluyen documentos de Excel, Word, PowerPoint o PDF. Estos archivos siguen conteniendo información totalmente relevante para fines legales, operativos o para futuras auditorías de la Agencia Tributaria.
Sin embargo, mantener la infraestructura asociada es muy costoso, los formatos de archivo quedan obsoletos, las licencias de software caducan y el conocimiento interno sobre la estructura de almacenamiento original simplemente se pierde.
El acceso a documentos importantes se dificulta o imposibilita, a pesar de que es obligatorio mantenerlos disponibles, aptos para búsquedas y blindados para garantizar un estricto cumplimiento normativo.
Exactamente en este punto es donde entra en juego la solución de archivado de AvenDATA diseñada para tus sistemas de ficheros heredados.
Solución de archivado de eficacia probada
respaldada por más de 17 años de experiencia en proyectos
Durante más de 17 años, en AvenDATA hemos probado, desarrollado y optimizado continuamente el archivado de sistemas de ficheros no estructurados, como documentos de Excel, Word, PowerPoint o PDF, aplicándolo de forma totalmente práctica en miles de proyectos de desconexión de sistemas.
Gracias a nuestra metodología estructurada y consolidada, a lo largo de los años hemos podido responder con total fiabilidad y transparencia a todas las consultas planteadas en auditorías de la Agencia Tributaria, departamentos técnicos e instancias legales.
Nuestra solución de software de desarrollo propio ViewBox ha demostrado ser una herramienta de alto rendimiento para la búsqueda y el análisis de datos, garantizando siempre la inmutabilidad y el estricto cumplimiento normativo.
No solo la utilizan numerosas pymes, sino que también está implantada en más del 50 % de las corporaciones del IBEX 35 y grandes empresas europeas. Esto es una prueba clara de su gran estabilidad, flexibilidad y eficiencia operativa al más alto nivel.
Ya sea en Europa, Asia o Norteamérica, ViewBox se utiliza con total éxito a escala internacional desde hace mucho tiempo.
Tus documentos cobran nueva vida como
información localizable y filtrable en ViewBox
No solo migramos todos los archivos de tu antiguo sistema de ficheros, sino que también garantizamos que puedas consultarlos, visualizarlos y utilizarlos de forma permanente.
Esto incluye, entre otros aspectos:
- La recreación de las estructuras de carpetas centrales y la clasificación de documentos.
- La migración y representación estructurada de lógicas de carpetas corporativas o nomenclaturas de archivos personalizadas.
- El archivado inmutable de todos los documentos relevantes, como por ejemplo facturas, presentaciones, manuales operativos, informes o contratos.
- La implementación de funciones de búsqueda y filtrado específicas para localizar el contenido rápidamente y con total independencia de su ubicación de almacenamiento original.
- La firma digital de todos los documentos para certificar su inmutabilidad, garantizando así la máxima seguridad jurídica ante inspecciones de la Agencia Tributaria, auditorías internas o posibles litigios legales.
Ya antes de iniciar el proyecto definimos contigo qué archivos y estructuras deben permanecer accesibles en el futuro para fines fiscales, pruebas legales o como referencia operativa interna.
De este modo te beneficiarás de nuestra amplia experiencia adquirida en una gran variedad de proyectos de archivado para múltiples sistemas de ficheros y sectores empresariales.
Gracias a ViewBox podrás consultar, buscar y analizar tus datos incluso años después de la desconexión tecnológica, sin necesidad de acceder al sistema de ficheros original.
Ya sea para auditorías externas, consultas internas o requisitos de cumplimiento normativo, mantendrás un acceso total a tus contenidos de forma estructurada, totalmente trazable y siempre disponible.
Ejecución ágil de
proyectos y gran beneficio económico (ROI medible)
incluso en sistemas
de ficheros de gran volume
El archivado de sistemas de ficheros antiguos suele durar entre uno y tres meses, dependiendo del volumen de datos, la complejidad de la estructura y la variedad de formatos.
Gracias a nuestra metodología estructurada y estandarizada, podemos archivar de forma eficiente, segura y totalmente trazable incluso los repositorios de archivos más masivos y con décadas de antigüedad.
De hecho, ya hemos transferido con éxito a nuestra solución de archivado ViewBox proyectos con cientos de millones de archivos y varios terabytes de documentos. Esto incluye el almacenamiento estructurado, la migración de metadatos y la documentación exhaustiva exigida por la Agencia Tributaria.
Nuestra metodología probada te permite maximizar tu eficiencia operativa y obtener ahorros significativos en muy poco tiempo. Estas reducciones se reflejan especialmente en los costes de almacenamiento, las copias de seguridad, el mantenimiento de estructuras de carpetas obsoletas, las licencias de software para formatos antiguos y el soporte informático interno.
El beneficio corporativo no solo se percibe en la reducción drástica de costes, sino también en el máximo cumplimiento normativo, la seguridad jurídica y la disponibilidad permanente de la información crítica para tu negocio.
En la gran mayoría de nuestros proyectos, el retorno de la inversión (ROI) se alcanza en menos de un año gracias a los ahorros cuantificables en licencias, infraestructura y recursos internos.
Análisis del
sistema de ficheros
El primer paso en cualquier archivado de un sistema de ficheros antiguo es realizar un análisis detallado de tu entorno actual. Este análisis constituye la base fundamental para estimar con total precisión la duración y los costes previstos para el proyecto de archivado de tu plataforma heredada.
Durante esta fase evaluamos minuciosamente tanto los aspectos técnicos como los operativos y de negocio, incluyendo los siguientes puntos:
- Opciones de acceso y gestión de permisos en el sistema de ficheros existente, como por ejemplo unidades de red o servidores de archivos.
- Tipo, estructura y volumen de los archivos almacenados, como documentos de Excel, Word, PowerPoint o PDF.
- Relevancia de ciertas áreas de carpetas y grupos de documentos, como informes de proyectos, contratos o cuentas anuales, para garantizar el cumplimiento normativo ante la Agencia Tributaria.
- Particularidades individuales, como nomenclaturas de archivos personalizadas, lógicas de almacenamiento específicas o metadatos adicionales.
- Opciones técnicas para la transferencia de datos, por ejemplo mediante un disco duro SSD físico o una conexión segura SFTP.
Finalmente, consolidamos todos estos resultados en una oferta de precio cerrado totalmente vinculante. Esta propuesta te proporciona la máxima seguridad y claridad para la planificación y la toma de decisiones corporativas.
Ejecución del
proyecto de archivado
Tras concluir el análisis, iniciamos la fase de ejecución del proyecto de forma estructurada, eficiente y con hitos claramente definidos.
Durante nuestra reunión inicial definimos junto a tu equipo todos los requisitos técnicos y operativos. A partir de ese momento nosotros asumimos la mayor parte del trabajo:
- Configuración del acceso al sistema de ficheros mediante redes privadas virtuales VPN, exportación segura de datos o suministro de discos físicos.
- Exportación y migración del contenido relevante alojado en carpetas y archivos.
- Recreación estructurada de la lógica de almacenamiento original dentro de nuestro software de archivado ViewBox.
- Documentación exhaustiva de cada fase para garantizar la máxima trazabilidad y el cumplimiento normativo ante posibles auditorías de la Agencia Tributaria.
- Firma digital de todos los documentos para certificar su inmutabilidad y garantizar su validez legal.
Nuestros gestores de proyectos expertos te acompañarán durante todo el proceso para asegurar una transición fluida que requiera el mínimo esfuerzo y recursos por tu parte.
Para concluir el proyecto realizamos de manera conjunta unas fases estructuradas de prueba y validación. Así nos aseguramos de que todos los contenidos se han archivado de forma íntegra, correcta y totalmente accesible para futuras búsquedas.
Resultados del
archivado
del sistema de ficheros
Al finalizar el proyecto, todas las estructuras de carpetas, archivos y grupos de documentos relevantes de tu antiguo sistema de ficheros habrán sido migrados a nuestra solución de software de desarrollo propio ViewBox.
ViewBox es un sistema de búsqueda basado en la nube que os permite tanto a ti como a los usuarios autorizados acceder a los contenidos archivados de forma rápida, segura y totalmente trazable, incluso años después de la desconexión del sistema de ficheros original.
El gran valor añadido que aportamos es la reconstrucción de las estructuras de almacenamiento centrales y la información vinculada. De este modo puedes seguir superando auditorías de la Agencia Tributaria o realizando análisis técnicos y legales sin ningún problema, todo ello sin necesidad de acceder a la unidad de red o al sistema de ficheros original.
Tras la correcta implementación y validación de ViewBox, el sistema de ficheros original puede desconectarse por completo.
Como cierre del proyecto recibirás una exhaustiva documentación técnica que detalla con total transparencia cada paso, prestando especial atención a los siguientes puntos clave:
- El método utilizado para la transferencia y migración de los datos.
- La estructura y categorización de los contenidos archivados.
- Las fases de prueba y validación llevadas a cabo de forma conjunta.
Además, registramos cada paso individual del proceso de archivado en nuestro sistema de tickets Jira garantizando la máxima inmutabilidad. Esto abarca desde la exportación de datos y la integración del sistema hasta la validación final y la posible eliminación posterior del sistema de origen. Así aseguramos que cualquier tercero o auditor externo pueda comprender y verificar en todo momento cómo se ejecutó exactamente el archivado, garantizando un estricto cumplimiento normativo.
Software y sistema de búsqueda ViewBox
Aprovechamiento inteligente de tus sistemas de ficheros archivados
Con ViewBox, AvenDATA te ofrece un potente sistema de lectura y búsqueda diseñado específicamente para acceder a los contenidos de sistemas de ficheros desconectados.
A través de una interfaz web muy intuitiva, ViewBox permite localizar rápidamente, analizar de forma estructurada y facilitar el acceso a carpetas y documentos archivados. Todo ello sin necesidad de recurrir al sistema de ficheros, a la unidad de red o al servidor original.
ViewBox garantiza que tus archivos:
- Sigan siendo comprensibles y útiles incluso años después de apagar el sistema original.
- Estén siempre accesibles y blindados para garantizar su inmutabilidad.
- Se mantengan perfectamente estructurados y listos para cualquier proceso de auditoría interna o externa.
Una característica diferencial es que ViewBox incorpora el borrado automatizado de datos. Basándose en periodos de retención predefinidos, los archivos se eliminan de manera automatizada y trazable una vez vencidos los plazos legales o las normativas internas. De este modo aseguras el cumplimiento estricto del RGPD y de las directrices de la Agencia Tributaria sin realizar ningún tipo de esfuerzo manual.
La aplicación funciona sobre una infraestructura en la nube totalmente certificada y supera pruebas regulares de seguridad y rendimiento. No obstante, si tus políticas de cumplimiento normativo o de arquitectura informática lo exigen, el sistema puede implementarse con la misma facilidad en un entorno local corporativo.
ViewBox – Ihre Brücke
zur strukturierten Nutzung alter Dateisysteme
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten Dateien bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche System oder Dateiserver.
¿Todo listo para dar
el siguiente paso?
En una sesión de consultoría experta de una hora analizaremos conjuntamente tus sistemas de ficheros, ya se trate de estructuras de carpetas heredadas, directorios de proyectos o repositorios documentales no estructurados.
Te mostraremos en directo cómo puedes desconectar tu sistema de ficheros de forma eficiente y garantizar el acceso a todos tus contenidos a largo plazo. Esta sesión incluye:
- Una definición estructurada de la arquitectura de datos, la migración y la clasificación de documentos
- Una demostración en vivo de nuestra solución ViewBox
- Una explicación detallada sobre cómo representamos los filtros, los metadatos y las relaciones entre documentos
- Una estimación sólida y realista del alcance, la duración del proyecto y los costes
Transparencia total desde el primer momento.
Nuestras propuestas de proyecto se basan en precios cerrados y claramente definidos garantizando que nunca habrá renegociaciones posteriores. Además la calidad la fiabilidad y una excelente relación entre coste y rendimiento son nuestra máxima prioridad.
Nuestras propuestas de proyecto se basan en precios cerrados y claramente definidos garantizando que nunca habrá renegociaciones posteriores. Además la calidad la fiabilidad y una excelente relación entre coste y rendimiento son nuestra máxima prioridad.
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Asesoramiento personalizado y sin compromiso sobre el archivado de tus servidores de archivos y unidades de red
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Nos pondremos en contacto lo antes posible.
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