Archivado de sistemas de ficheros: protege tus documentos,
conserva tu información y garantiza el cumplimiento normativo con AvenDATA
Ya se trate de sistemas de ficheros clásicos en unidades de red, estructuras de carpetas mixtas o repositorios documentales personalizados, archivamos los datos no estructurados de tus sistemas heredados, sea cual sea tu sector. Protegemos tus documentos, conservamos tu información y garantizamos el cumplimiento normativo: desde los informes operativos hasta la documentación financiera exigida por la Agencia Tributaria.
El reto
Los archivos históricos de tus sistemas de ficheros antiguos son fundamentales, pero acceder a ellos resulta cada vez más difícil.
Durante las migraciones informáticas, el apagado de servidores o el desmantelamiento de estructuras de directorios obsoletas, las empresas se enfrentan a una tarea crítica: conservar el acceso a sus datos históricos.
Los sistemas de ficheros suelen estar formados por jerarquías de carpetas que han crecido durante años e incluyen documentos de Excel, Word, PowerPoint o PDF. Estos archivos siguen conteniendo información relevante para fines legales, operativos o para futuras inspecciones fiscales.
Sin embargo, mantener la infraestructura asociada es muy costoso, los formatos de archivo quedan obsoletos, las licencias de software caducan y el conocimiento interno sobre la estructura de almacenamiento original simplemente se pierde.
El acceso a documentos importantes se dificulta o se vuelve imposible, a pesar de que la ley obliga a mantenerlos disponibles, localizables y protegidos frente a cualquier modificación.
Es aquí donde entra en juego la solución de AvenDATA para el archivado de sistemas de ficheros heredados.
Solución de archivado de eficacia probada
respaldada por más de 17 años de experiencia en proyectos
Desde hace más de 17 años, en AvenDATA probamos, desarrollamos y optimizamos continuamente el archivado de datos no estructurados procedentes de sistemas de ficheros, como documentos de Excel, Word, PowerPoint o PDF, y lo hemos aplicado en miles de proyectos de desmantelamiento de sistemas.
Gracias a nuestra metodología estructurada y consolidada, hemos respondido con fiabilidad y transparencia a todas las consultas planteadas en inspecciones de la Agencia Tributaria, por departamentos técnicos y por instancias judiciales.
ViewBox, nuestro software de desarrollo propio, ha demostrado ser una herramienta de alto rendimiento para la búsqueda y el análisis de datos, que garantiza en todo momento la inmutabilidad de la información y el cumplimiento normativo.
Lo utilizan numerosas pymes, más del 50 % de las empresas del IBEX 35 y grandes empresas europeas, lo que demuestra su estabilidad, flexibilidad y eficiencia operativa al más alto nivel.
En Europa, Asia y Norteamérica, ViewBox se utiliza con éxito a escala internacional desde hace años.
Tus documentos cobran nueva vida como
información localizable y filtrable en ViewBox
No solo migramos todos los archivos de tu antiguo sistema de ficheros, sino que también garantizamos que puedas consultarlos, visualizarlos y utilizarlos de forma permanente.
Esto incluye, entre otros aspectos:
- La recreación de las estructuras de carpetas centrales y la clasificación de documentos.
- La migración y representación estructurada de lógicas de carpetas corporativas o nomenclaturas de archivos personalizadas.
- El archivado inmutable de todos los documentos relevantes, como facturas, presentaciones, manuales operativos, informes o contratos.
- La implementación de funciones de búsqueda y filtrado específicas para localizar el contenido rápidamente, con independencia de su ubicación de almacenamiento original.
- La firma digital de todos los documentos para certificar su inmutabilidad y garantizar la máxima seguridad jurídica ante inspecciones de la Agencia Tributaria, auditorías internas o posibles litigios.
Antes de iniciar el proyecto, definimos contigo qué archivos y estructuras deben permanecer accesibles en el futuro para fines fiscales, como prueba legal o como referencia operativa interna.
Así te beneficias de nuestra amplia experiencia en proyectos de archivado de múltiples sistemas de ficheros y sectores.
Gracias a ViewBox, podrás consultar, buscar y analizar tus datos incluso años después del desmantelamiento del sistema, sin necesidad de acceder al sistema de ficheros original.
Ya sea para auditorías externas, consultas internas o requisitos de cumplimiento normativo, mantendrás un acceso completo a tus contenidos: estructurado, trazable y siempre disponible.
Ejecución ágil de proyectos y gran beneficio económico (ROI medible)
incluso en sistemas de ficheros de gran volumen.
El archivado de sistemas de ficheros antiguos suele durar entre uno y tres meses, dependiendo del volumen de datos, la complejidad de la estructura y la variedad de formatos.
Gracias a nuestra metodología estructurada y estandarizada, archivamos de forma eficiente, segura y trazable incluso los repositorios de archivos de mayor volumen y con décadas de antigüedad.
En proyectos anteriores ya hemos migrado con éxito a ViewBox cientos de millones de archivos y varios terabytes de documentos, incluidos el almacenamiento estructurado, la migración de metadatos y la documentación exhaustiva exigida en las inspecciones fiscales.
Nuestra metodología probada te permite maximizar tu eficiencia operativa y obtener ahorros significativos en muy poco tiempo. Estos ahorros se reflejan especialmente en los costes de almacenamiento, las copias de seguridad, el mantenimiento de estructuras de carpetas obsoletas, las licencias de software para formatos antiguos y el soporte informático interno.
El beneficio para tu empresa no solo se refleja en una drástica reducción de costes, sino también en el cumplimiento normativo, la seguridad jurídica y la disponibilidad permanente de la información crítica para tu negocio.
En la gran mayoría de nuestros proyectos, el retorno de la inversión (ROI) se alcanza en menos de un año gracias a los ahorros cuantificables en licencias, infraestructura y recursos internos.
Análisis del
sistema de ficheros
El primer paso en cualquier archivado de un sistema de ficheros antiguo es realizar un análisis detallado de tu entorno actual. Este análisis es la base para estimar con precisión la duración y los costes del proyecto de archivado de tu plataforma heredada.
Durante esta fase, evaluamos minuciosamente los aspectos técnicos, operativos y de negocio, incluidos los siguientes puntos:
- Opciones de acceso y gestión de permisos en el sistema de ficheros existente, como unidades de red o servidores de archivos.
- Tipo, estructura y volumen de los archivos almacenados, como documentos de Excel, Word, PowerPoint o PDF.
- Relevancia de determinadas áreas de carpetas y grupos de documentos, como informes de proyectos, contratos o cuentas anuales, para el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
- Particularidades, como nomenclaturas de archivos personalizadas, lógicas de almacenamiento específicas o metadatos adicionales.
- Opciones técnicas para la transferencia de datos, por ejemplo, mediante una unidad SSD física o una conexión SFTP segura.
Por último, consolidamos todos estos resultados en una oferta vinculante a precio cerrado, que te proporciona la máxima seguridad y claridad para planificar y tomar decisiones.
Ejecución del
proyecto de archivado
Tras concluir el análisis, iniciamos la fase de ejecución del proyecto de forma estructurada, eficiente y con hitos claramente definidos.
Durante la reunión inicial, definimos junto con tu equipo todos los requisitos técnicos y operativos. A partir de ese momento, asumimos la mayor parte del trabajo:
- Configuración del acceso al sistema de ficheros mediante VPN, exportación segura de datos o envío de discos físicos.
- Exportación y migración del contenido relevante de carpetas y archivos.
- Recreación estructurada de la lógica de almacenamiento original en nuestro software de archivado ViewBox.
- Documentación exhaustiva de cada fase para garantizar la máxima trazabilidad y el cumplimiento normativo ante posibles inspecciones fiscales.
- Firma digital de todos los documentos para certificar su inmutabilidad y garantizar su validez legal.
Nuestros jefes de proyecto te acompañarán durante todo el proceso para asegurar una transición fluida con el mínimo esfuerzo por tu parte.
Para concluir el proyecto, realizamos conjuntamente fases estructuradas de prueba y validación. Así nos aseguramos de que todos los contenidos se hayan archivado de forma íntegra y correcta, y de que sean plenamente accesibles para futuras búsquedas.
Resultados del archivado
del sistema de ficheros
Al finalizar el proyecto, todas las estructuras de carpetas, archivos y grupos de documentos relevantes de tu antiguo sistema de ficheros se habrán migrado a ViewBox, nuestro software de desarrollo propio.
ViewBox es una plataforma de consulta basada en web que te permite a ti y a los usuarios autorizados acceder a los contenidos archivados de forma rápida, segura y trazable, incluso años después de la desconexión del sistema de ficheros original.
El gran valor añadido que aportamos es la reconstrucción de las estructuras de almacenamiento centrales y de la información vinculada. De este modo, puedes seguir superando inspecciones de la Agencia Tributaria o realizando análisis técnicos y legales sin problemas, y sin necesidad de acceder a la unidad de red o al sistema de ficheros original.
Tras la correcta implementación y validación de ViewBox, el sistema de ficheros original puede desconectarse por completo.
Como cierre del proyecto, recibirás una documentación técnica exhaustiva que detalla con transparencia cada paso, con especial atención a los siguientes puntos clave:
- El método utilizado para la transferencia y migración de los datos.
- La estructura y categorización de los contenidos archivados.
- Las fases de prueba y validación llevadas a cabo de forma conjunta.
Además, registramos cada paso del proceso de archivado en nuestro sistema de tickets Jira para garantizar la máxima trazabilidad: desde la exportación de datos y la integración del sistema hasta la validación final y la posible eliminación posterior del sistema de origen. Así, cualquier tercero o auditor externo puede comprender y verificar en todo momento cómo se ejecutó exactamente el archivado.
¡ViewBox Enterprise!
¡Utilice los datos archivados de sus sistemas heredados de forma segura y rápida!
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA ofrece una potente plataforma para el acceso seguro a los datos procedentes de sistemas ERP desmantelados y de otros sistemas heredados. La solución combina modernas funciones de consulta y análisis con un alto rendimiento, amplios mecanismos de seguridad y funciones inteligentes basadas en inteligencia artificial.
ViewBox Enterprise garantiza que sus datos archivados:
- sigan siendo comprensibles y utilizables incluso muchos años después del desmantelamiento del sistema.
- puedan consultarse, filtrarse y analizarse de forma rápida y precisa.
- estén disponibles de manera inalterable y trazable para auditorías internas y externas.
- estén protegidos frente a accesos no autorizados mediante permisos basados en roles.
- puedan evaluarse con mayor eficiencia gracias a funciones inteligentes.
- permanezcan accesibles con independencia de la aplicación original.
Una de sus características más destacadas es la eliminación automatizada de datos basada en reglas. En función de los plazos de conservación legales, contractuales o internos, los datos pueden eliminarse de forma controlada, trazable y documentada una vez vencido el plazo correspondiente. De este modo, ViewBox Enterprise ayuda a las empresas a cumplir sus requisitos de protección de datos y la normativa vigente.
Así, los datos históricos de tu empresa siguen disponibles a largo plazo.
¿Listo para dar
el siguiente paso?
En una sesión de consultoría de una hora, analizaremos contigo tus sistemas de ficheros, ya se trate de estructuras de carpetas heredadas, directorios de proyectos o repositorios documentales no estructurados.
Te mostraremos en directo cómo desmantelar tu sistema de ficheros de forma eficiente y garantizar el acceso a todos tus contenidos a largo plazo. Esta sesión incluye:
- Una definición estructurada de la arquitectura de datos, la migración y la clasificación de documentos.
- Una demostración en directo de ViewBox.
- Una explicación detallada de cómo representamos los filtros, los metadatos y las relaciones entre documentos.
- Una estimación sólida y realista del alcance, la duración y los costes del proyecto.
Transparencia total desde el primer momento.
Nuestras propuestas se basan en precios cerrados y claramente definidos, por lo que nunca habrá renegociaciones posteriores. Además, la calidad, la fiabilidad y una excelente relación calidad-precio son nuestras máximas prioridades.
Reserva ahora tu cita gratuita y habla personalmente con uno de nuestros expertos.
Respuestas rápidas a todas tus consultas
Asesoramiento personalizado y sin compromiso sobre el archivado de tus servidores de archivos y unidades de red
Asesoramiento personalizado y sin compromiso sobre el archivado de tus servidores de archivos y unidades de red
¡Muchas gracias!
Agradecemos su solicitud.
Nos pondremos en contacto lo antes posible.
Nos pondremos en contacto lo antes posible.