Desmantelar sistemas y asegurar los datos incluso en fusiones y adquisiciones
Empresas vendidas, absorbidas o escindidas pero sujetas a la obligación de retención legal. Con AvenDATA.
Archivamos sistemas heredados de todo tipo con independencia del sector, el software o la estructura.
El desafío
Durante un proceso de adquisición fusión o escisión es habitual que los sistemas tecnológicos heredados dejen de ser necesarios pero no puedan apagarse de forma inmediata por motivos legales. Las obligaciones normativas y fiscales ante organismos como la Agencia Tributaria exigen conservar los datos corporativos de forma totalmente segura.
Estos son los problemas más frecuentes en los escenarios de fusiones y adquisiciones donde los sistemas heredados deben seguir funcionando a pesar de no utilizarse en el día a día:
- La infraestructura tecnológica sigue generando costes operativos recurrentes.
- La falta de mantenimiento de los sistemas provoca graves riesgos de ciberseguridad.
- La información debe permanecer accesible y lista para su evaluación de forma selectiva.
- El personal técnico original ya no suele estar disponible.
- Las responsabilidades y los permisos de acceso quedan sin definir claramente.
El resultado: AvenDATA asume el archivado de tus sistemas heredados garantizando su máxima inmutabilidad. Tus datos permanecerán accesibles y conservados con plena validez legal todo ello sin necesidad de mantener el ecosistema tecnológico activo ni depender de personal interno.
Solución de archivado contrastada
respaldada por más de 17 años de experiencia
Durante más de 17 años en AvenDATA hemos perfeccionado de forma continua el archivado de sistemas heredados. Hemos validado nuestro enfoque en miles de proyectos reales relacionados con transacciones corporativas ya sean adquisiciones fusiones o escisiones.
Gracias a nuestra probada metodología hemos logrado responder a lo largo de los años a todo tipo de consultas técnicas requerimientos de la Agencia Tributaria e investigaciones legales. Todo ello de forma fiable y totalmente trazable incluso cuando las estructuras tecnológicas ya habían sido desmanteladas y el personal original ya no estaba disponible.
Nuestra plataforma de software se ha consolidado como un sistema de búsqueda altamente fiable que funciona a la perfección tanto en auditorías reales como durante el acceso por parte de nuevos propietarios auditores financieros o asesores fiscales.
Actualmente es utilizada por más del 50 % de las empresas del IBEX 35 lo que representa un claro aval de su estabilidad flexibilidad y eficacia al más alto nivel.
Desde Europa hasta Asia pasando por Norteamérica nuestras soluciones de archivado se emplean con éxito a nivel mundial
Tus análisis siguen vivos
incluso tras una adquisición fusión o escisión corporative
Los sistemas desaparecen pero los datos permanecen listos para su análisis y con plena validez legal en ViewBox.
En el marco de los procesos de fusiones y adquisiciones no solo migramos todos los datos de los sistemas heredados desconectados. También nos aseguramos de que esta información se mantenga permanentemente comprensible auditable y utilizable.
En concreto esto se traduce en lo siguiente:
- La reconstrucción de las evaluaciones estándar más relevantes a nivel de negocio.
- La implementación de informes personalizados incluyendo reportes específicos de la empresa y análisis especiales.
- El archivado de todos los comprobantes asociados como facturas pedidos o registros contables.
Desde el mismo inicio del proyecto definimos de forma conjunta qué informes y análisis seguirán siendo necesarios en el futuro. Ya sea para fines fiscales ante la Agencia Tributaria análisis internos corporativos o los requisitos legales exigidos por el nuevo propietario.
Gracias a nuestra amplia experiencia en proyectos de desconexión tecnológica en procesos de fusiones y adquisiciones incluyendo estructuras corporativas altamente complejas garantizamos que todos los informes se presenten de forma totalmente trazable y listos para superar cualquier auditoría.
En ViewBox los análisis permanecerán disponibles incluso años después del apagado tecnológico. Todo ello sin necesidad de conservar los sistemas originales sin costosas licencias de SAP Sage o Microsoft Dynamics y sin problemas durante el traspaso de la información.
Ya sea para resolver consultas internas superar inspecciones externas o cumplir con las obligaciones de documentación legal. Los informes estarán siempre a tu entera disposición de forma estructurada con capacidad de búsqueda y presentados con total claridad.
Ejecución ágil del
proyecto y alto valor económicon
incluso en entornos de fusiones
y adquisiciones
El archivado de un sistema obsoleto suele durar entre uno y seis meses dependiendo de la complejidad y el volumen de los datos. Especialmente en procesos de adquisiciones fusiones o escisiones resulta fundamental realizar una desconexión rápida y estructurada de los sistemas tecnológicos heredados para evitar duplicidades operativas y costes innecesarios.
Gracias a nuestra metodología de proyectos estandarizada podemos archivar de forma eficiente integral y con plena validez legal incluso los sistemas de mayor tamaño. Ya hemos migrado con éxito plataformas con más de treinta terabytes de volumen a nuestra solución de archivado incluyendo todos los informes clave y su respectiva documentación exhaustiva.
Las ventajas son claras: importantes ahorros en los costes de licencias por ejemplo de bases de datos sistemas operativos o herramientas de archivado reducción de los gastos de infraestructura y mantenimiento y una notable liberación de los recursos técnicos internos que suelen reorganizarse o externalizarse tras cualquier transacción corporativa.
En la inmensa mayoría de nuestros proyectos el retorno de la inversión se alcanza en menos de un año. Esto supone un claro valor económico añadido tanto para la parte compradora como para la vendedora.
Análisis del Sistema
Incluso tras una adquisición fusión o escisión corporativa un análisis riguroso aporta total claridad.
Antes de iniciar el archivado analizamos en detalle el sistema heredado restante. Este análisis sienta las bases para realizar una estimación sólida sobre la duración los recursos y los costes del proyecto con absoluta independencia de si aún dispones de capacidad técnica interna o si el equipo ya ha sido reestructurado.
Para ello evaluamos tanto los factores técnicos como los operativos y de negocio incluyendo los siguientes aspectos:
- Las opciones de acceso al sistema actual
- La tipología la estructura y el tamaño de la base de datos
- El volumen y la relevancia corporativa de los informes y análisis existentes
- Las características específicas como evaluaciones a medida o integraciones
A partir de estos resultados te entregamos una propuesta vinculante con un precio cerrado. De este modo obtienes la máxima transparencia y seguridad para tu planificación estratégica durante todo el proceso de la transacción corporativa.
Archivado del proyecto
Tras concluir el análisis arranca el proyecto de archivado en sí. Este cuenta con hitos claramente definidos y requiere un esfuerzo mínimo por parte de todos los implicados.
Durante una reunión inicial conjunta definimos las bases técnicas y organizativas integrando frecuentemente a múltiples partes como compradores vendedores o proveedores tecnológicos. Nuestra metodología estructurada está diseñada para operar con la máxima eficiencia incluso en entornos complejos de fusiones y adquisiciones.
A partir de este momento asumimos la mayor parte de las tareas operativas:
- Configuración técnica y habilitación de los accesos
- Exportación y migración de todos los datos relevantes para el archivado
- Reconstrucción de los informes clave incluyendo las evaluaciones específicas de la empresa
- Documentación exhaustiva de cada paso para garantizar la máxima inmutabilidad
Dependiendo de su complejidad el proyecto tiene una duración de entre uno y seis meses. Nuestros gestores de proyectos expertos garantizan una ejecución fluida incluso cuando los permisos de acceso son limitados o cuando no existe un traspaso formal por parte del personal interno.
Como cierre del proyecto llevamos a cabo fases estructuradas de pruebas y validación de forma conjunta. De este modo aseguramos que todos los datos hayan sido archivados de forma íntegra correcta y totalmente trazable quedando listos para su uso a largo plazo con plena validez legal y preparados para cualquier auditoría.
Resultados
del archivado
Transparente con máxima inmutabilidad y eficacia probada en procesos de fusiones y adquisiciones. Una vez finalizado el proyecto todas las tablas documentos y evaluaciones relevantes del sistema heredado desconectado se transfieren a nuestra solución de software de desarrollo propio.
Nuestra plataforma de archivado web permite a las partes autorizadas como compradores auditores o la Agencia Tributaria acceder a toda la información archivada de forma segura y totalmente trazable incluso años después del apagado del sistema.
Una ventaja fundamental en escenarios de fusiones y adquisiciones radica en que reconstruimos todas las evaluaciones estándar y personalizadas relevantes a nivel de negocio y fiscal incluyendo informes especiales. De este modo los análisis y las obligaciones de documentación se cumplen sin necesidad de recurrir al sistema original evitando el pago de licencias de software adicionales y eliminando los complejos procesos de traspaso.
Tras la correcta puesta en marcha y aprobación el sistema de origen puede apagarse por completo incluyendo la base de datos el sistema operativo el middleware y las estructuras de licencias.
Como cierre del proyecto todas las partes implicadas reciben una exhaustiva documentación procedimental que detalla con transparencia todos los aspectos relevantes destacando los siguientes:
- El método utilizado para la migración de datos
- La estructura y la integridad de los contenidos archivados
- Las fases de prueba y validación llevadas a cabo
Además documentamos cada uno de los pasos del proyecto garantizando su máxima inmutabilidad en nuestro sistema de gestión de incidencias Jira desde la exportación de datos hasta la validación final o el borrado definitivo del sistema heredado. Así cualquier tercero podrá auditar en todo momento cómo se ejecutó el archivado incluso si ya no se tiene acceso al equipo original o al departamento informático interno.
Sistema de software y consulta ViewBox
Convierte los datos en un activo inteligente incluso tras transacciones corporativas
A través de nuestra solución de archivado en la nube AvenDATA proporciona un potente sistema de lectura y búsqueda desarrollado específicamente para consultar datos de sistemas heredados ya desconectados. Esta herramienta resulta fundamental durante procesos de adquisiciones escisiones o fusiones empresariales.
Mediante una interfaz web intuitiva la plataforma permite localizar con rapidez analizar de manera estructurada y proporcionar información archivada de forma selectiva. Todo esto se logra sin necesidad de acceder al sistema de origen y sin generar conflictos de traspaso.
La solución garantiza que tus datos archivados puedan:
- Mantenerse comprensibles completos y utilizables incluso después del apagado tecnológico con total independencia del sistema heredado original.
- Consultarse en cualquier momento con máxima inmutabilidad lo que resulta ideal para compradores auditores financieros o asesores fiscales.
- Permanecer perfectamente estructurados para agilizar procesos de auditoría tanto internos como externos.
Una funcionalidad esencial en los procesos de fusiones y adquisiciones es el borrado de datos automatizado e integrado. A partir de los plazos de conservación estipulados y una vez expirados los requisitos legales o corporativos internos la información se elimina de forma documentada y basada en reglas estrictas. Este proceso cumple íntegramente con las normativas del RGPD y las exigencias de la Agencia Tributaria sin suponer ninguna carga administrativa adicional.
El software y la infraestructura en la nube que lo respalda cuentan con múltiples certificaciones. Además se someten regularmente a pruebas integrales de seguridad y rendimiento para garantizar una fiabilidad absoluta en entornos corporativos altamente sensibles.
El software y la infraestructura en la nube que lo respalda cuentan con múltiples certificaciones. Además se someten regularmente a pruebas integrales de seguridad y rendimiento para garantizar una fiabilidad absoluta en entornos corporativos altamente sensibles.
ViewBox – Ihre Brücke
für alle Ihre Legacy-Systeme in die Vergangenheit
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Auch nach einer Übernahme, Fusion oder Ausgliederung bleiben Ihre archivierten Daten vollständig erhalten.
Selbst wenn das Ursprungssystem stillgelegt wurde oder der Zugriff eingeschränkt ist, ermöglicht ViewBox den sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf die archivierten Informationen – strukturiert, revisionssicher und jederzeit verfügbar.
So bleiben auch nach M&A-Transaktionen alle relevanten Daten nutzbar – für interne Analysen, steuerliche Prüfungen oder rechtliche Anforderungen.
¿Todo listo para dar
el siguiente paso?
En una sesión de consultoría de una hora con nuestros expertos analizaremos conjuntamente tu sistema heredado ya sea tras un proceso de adquisición fusión o escisión corporativa. Te mostraremos en directo cómo desconectar tus sistemas de forma eficiente y conservar todos tus datos a largo plazo cumpliendo estrictamente con normativas como las de la Agencia Tributaria y manteniéndolos listos para su análisis:
- Durante esta sesión de consultoría obtendrás lo siguiente:
- Una planificación estructurada sobre la arquitectura de los datos el proceso de migración y el estado de los informes.
- Una demostración en vivo de nuestra solución de archivado.
- Una explicación detallada sobre cómo replicamos tus análisis corporativos y reportes personalizados.
- Una estimación sólida y realista sobre la duración el esfuerzo y los costes del proyecto.
Transparencia total desde el primer momento.
Nuestras propuestas de proyecto se basan en precios cerrados y claramente definidos garantizando que nunca habrá renegociaciones posteriores. Además la calidad la fiabilidad y una excelente relación entre coste y rendimiento son nuestra máxima prioridad.
Nuestras propuestas de proyecto se basan en precios cerrados y claramente definidos garantizando que nunca habrá renegociaciones posteriores. Además la calidad la fiabilidad y una excelente relación entre coste y rendimiento son nuestra máxima prioridad.
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Respuestas rápidas a tus preguntas.
Asesoramiento personalizado y sin compromiso sobre el archivado en procesos de fusiones y adquisiciones
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Nos pondremos en contacto lo antes posible.
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