¿Cómo archivar sistemas heredados en fusiones con validez legal?
Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Experto en sistemas heredados
y Director General de AvenDATA
y Director General de AvenDATA
Las fusiones adquisiciones y escisiones corporativas no solo conllevan desafíos estratégicos y financieros. También tienen un impacto masivo en la arquitectura tecnológica. En multitud de ocasiones colisionan mundos informáticos totalmente distintos diferentes plataformas ERP herramientas de desarrollo propio soluciones sectoriales obsoletas y bases de datos con una compleja evolución histórica.
El resultado final es un conjunto heterogéneo de ecosistemas heredados que deben mantenerse operativos por imperativo legal pero que a nivel técnico ya no encajan en la nueva estructura organizativa. Quien no desmantele estos ecosistemas de forma estructurada se arriesga no solo a incurrir en costes innecesarios sino a enfrentarse a graves problemas legales y organizativos. En estos escenarios un archivado corporativo profesional constituye la clave para garantizar una fase de transición impecable y totalmente segura para auditorías independientemente de si nos enfrentamos a una adquisición completa o a una escisión corporativa altamente específica.
Las fusiones adquisiciones y escisiones corporativas multiplican la complejidad tecnológica
En el escenario real de una fusión adquisición o escisión suelen venderse empresas enteras líneas de negocio o divisiones de productos incluyendo sus correspondientes ecosistemas informáticos. Esto significa que los ecosistemas heredados con estructuras que a veces tienen décadas de antigüedad deben conservarse auditarse y evaluarse minuciosamente. Todo ello independientemente de si van a mantenerse a largo plazo o si serán reemplazados.
Precisamente en las escisiones corporativas suele generarse una enorme presión de tiempo. Compradores y vendedores deben acordar rápidamente cómo gestionar los repositorios de datos y las aplicaciones heredadas tanto a nivel técnico como legal. Sin una estrategia de archivado clara existe un riesgo inminente de pérdida de datos conflictos de acceso o responsabilidades legales sin definir.
Riesgos del desmantelamiento sin archivado
Quien simplemente desactiva un sistema heredado tras una escisión corporativa o una adquisición, sin archivar previamente los datos de forma estructurada, corre el riesgo de incumplir sus obligaciones legales. Son especialmente relevantes:
- Las obligaciones de conservación según la Agencia Tributaria (AEAT), el SII, la Ley Crea y Crece o las normativas IFRS
- Los requisitos de protección de datos sobre la disponibilidad, integridad y eliminación de datos personales según el RGPD
- Las obligaciones de aportar pruebas ante auditores o autoridades reguladoras
- Los riesgos técnicos derivados de sistemas heredados huérfanos o que ya no se pueden mantener
Un error frecuente consiste en confiar en las copias de seguridad de las bases de datos o realizar respaldos manuales de componentes individuales del sistema. Todo ello sin comprobar si los datos podrán evaluarse, interpretarse y recuperarse a prueba de auditorías en el futuro.
El archivado corporativo como solución definitiva para ecosistemas heredados tras una escisión
Una solución de archivado profesional permite desconectar por completo y con total seguridad jurídica los ecosistemas heredados sin tener que renunciar al acceso a los datos históricos. La información relevante se extrae se consolida y se transfiere a un entorno de archivo totalmente seguro para auditorías.
Esto resulta de vital importancia precisamente en las escisiones corporativas donde la responsabilidad del ecosistema se transfiere a un nuevo propietario. Los compradores obtienen acceso a los datos necesarios sin tener que seguir operando la obsoleta infraestructura técnica. Por su parte los vendedores pueden demostrar fehacientemente que han cumplido todas sus obligaciones y que los ecosistemas heredados se entregaron de forma correcta.
Máxima seguridad jurídica para compradores y vendedores
También desde una perspectiva legal el archivado de los ecosistemas heredados en el marco de procesos de fusiones y adquisiciones corporativas aporta ventajas decisivas. Los compradores reciben un archivo documentado y estructurado que les facilita el cumplimiento de sus obligaciones especialmente en lo referente a las exigencias fiscales o regulatorias de la Agencia Tributaria. Mediante un archivado impecable los vendedores se blindan ante posibles consultas posteriores disputas legales o requerimientos de información.
Un ecosistema heredado y debidamente archivado también puede formar parte explícita del acuerdo de escisión corporativa por ejemplo para facilitar la entrega de conjuntos de datos específicos en un formato seguro para auditorías sin necesidad de conceder acceso al ecosistema original.
Conclusión: El archivado debe formar parte de todo plan informático en fusiones, adquisiciones y escisiones corporativas
Quien hable de integración informática en el marco de una fusión, adquisición o escisión corporativa, también debe hablar de archivado. Esto se debe a que solo mediante el desmantelamiento estructurado de los sistemas heredados se pueden reducir los riesgos, cumplir los requisitos legales y disminuir de forma sostenible la complejidad tecnológica.
El archivado no es un esfuerzo adicional posterior, sino una medida central para la separación con seguridad jurídica entre lo antiguo y lo nuevo. Es fundamental para compradores, vendedores y todas las partes implicadas.
Por lo tanto: Quien desee gestionar los sistemas heredados de forma eficiente y con seguridad jurídica durante fusiones, adquisiciones o escisiones corporativas, debe asegurarse un asesoramiento profesional desde el principio. AvenDATA cuenta con más de 17 años de experiencia en el archivado de sistemas heredados complejos en diversos sectores a nivel internacional y con los más altos niveles de seguridad jurídica, transparencia y trazabilidad. Con nuestra solución especializada, ayudamos a las empresas a desmantelar aplicaciones antiguas de forma estructurada y, al mismo tiempo, garantizamos el acceso total a todos los datos relevantes.
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