Legal Hold:
protección de datos con relevancia jurídica en sistemas heredados
La función de Legal Hold (retención legal) permite proteger de forma selectiva la información y la documentación críticas frente a cualquier borrado, especialmente durante litigios, auditorías o investigaciones internas. Los contenidos definidos se conservan de forma inalterable, lo que garantiza el cumplimiento de los plazos legales de conservación, de la normativa aplicable y de los estándares internacionales más exigentes.
Legal Hold y borrado de datos:
seguridad jurídica e integridad de la información en sistemas heredados
Con ViewBox, nuestra plataforma de consulta diseñada específicamente para sistemas heredados fuera de servicio, las empresas disponen de dos funciones clave para gestionar su archivo conforme a la normativa de protección de datos: el Legal Hold y el borrado controlado de datos. Ambas garantizan un tratamiento jurídicamente impecable de la información archivada, desde su protección y conservación obligatoria por ley hasta su borrado certificado y a prueba de auditorías.
Fundamentos normativos
Bases legales relevantes para el Legal Hold
RGPD:
art. 17.3 (excepciones al derecho de supresión)
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) reconoce el derecho de supresión de los datos personales, pero su artículo 17.3 establece excepciones: por ejemplo, cuando los datos son necesarios para cumplir una obligación legal o para formular, ejercer o defender reclamaciones. El Legal Hold garantiza que esos datos queden protegidos de forma selectiva y archivados de manera inalterable y auditable durante todo el periodo que exija la ley.
Código de Comercio
y Ley General Tributaria
Según el Código de Comercio y la Ley General Tributaria, la documentación empresarial relevante, como las cuentas anuales, los justifiantes contables o la correspondencia comercial, debe conservarse durante un mínimo de seis años (art. 30 del Código de Comercio), sin perjuicio de plazos más largos exigidos por la normativa tributaria o sectorial. El Legal Hold evita el borrado accidental de esta información y garantiza que esté disponible, íntegra y con valor probatorio ante inspecciones fiscales o litigios.
Ley Sarbanes-Oxley
(SOX)
La Ley Sarbanes-Oxley de Estados Unidos obliga a las empresas que cotizan en bolsas estadounidenses, incluidas sus filiales internacionales, a archivar a largo plazo y de forma auditable su información financiera y empresarial. Con el Legal Hold es posible cumplir estos requisitos incluso en sistemas heredados fuera de servicio, ya que los datos críticos quedan protegidos contra cualquier borrado y accesibles en todo momento.
eDiscovery:
requisitos de exhibición de pruebas (por ejemplo, en Estados Unidos)
En numerosas jurisdicciones, especialmente en Estados Unidos, las empresas están obligadas a aportar pruebas electrónicas en formatos estructurados durante investigaciones o procedimientos judiciales. El Legal Hold de ViewBox conserva íntegramente la información relevante mientras dure el procedimiento y garantiza así el cumplimiento de los requisitos legales de transparencia y trazabilidad.
Borrado certificado de datos:
seguro, automatizado y a prueba de auditorías
Una vez vencidos los plazos de conservación internos o legales, ViewBox permite borrar la información archivada de forma totalmente controlada. El borrado puede automatizarse, queda registrado de forma completa y garantiza que los requisitos de supresión se cumplan conforme a la normativa.
Ventajas de la función
de borrado
- Automatización
Los borrados pueden configurarse para ejecutarse automáticamente al vencer el plazo legal de conservación correspondiente. Así se reduce la intervención manual, se ahorra tiempo de gestión y se minimiza el riesgo de errores humanos.
- Seguridad a prueba de auditorías
Cada borrado se registra de principio a fin, desde la identificación de la información hasta la confirmación final. De este modo, las empresas pueden demostrar en todo momento que cumplen sus obligaciones legales de supresión.
- Cumplimiento normativo integral
ViewBox permite a las empresas aplicar con total fiabilidad los complejos requisitos de borrado, tanto legales como sectoriales. Así se evitan infracciones de la normativa de protección de datos y, con ellas, sanciones económicas y daños reputacionales.
Marco normativo para
el borrado de datos
RGPD:
art. 17 (derecho de supresión o derecho al olvido)
Los datos personales deben suprimirse de forma definitiva cuando ya no sean necesarios para los fines para los que se recogieron. ViewBox permite cumplir esta obligación legal de manera segura y trazable, también en sistemas heredados.
LOPDGDD:
Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales
La Ley Orgánica 3/2018 adapta el RGPD al ordenamiento jurídico español. Su artículo 32 obliga a bloquear los datos cuando se rectifican o suprimen, de modo que solo puedan ponerse a disposición de jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las autoridades competentes durante el plazo de prescripción de las posibles responsabilidades; transcurrido ese plazo, deben destruirse. ViewBox permite ejecutar y documentar tanto el bloqueo como el borrado posterior de forma auditable, incluso en sistemas desconectados o externalizados.
ISO/IEC
27001
La norma internacional de gestión de la seguridad de la información exige procesos claramente definidos para el borrado de datos que garanticen la confidencialidad, la integridad y la trazabilidad. ViewBox ayuda a las empresas a aplicar estos requisitos de forma fiable en su entorno de archivo. Consulta nuestras certificaciones.
Directrices sectoriales de eliminación de información por
(ejemplo sector financiero sector sanitario y sector energético)
En los sectores altamente regulados se aplican requisitos específicos de conservación y borrado de datos. Con ViewBox es posible cumplirlos de forma estructurada y automatizada, incluso en entornos de sistemas heredados de gran complejidad.
Conclusión
Con sus funciones de Legal Hold y borrado controlado de datos, ViewBox ofrece una solución integral para gestionar de forma jurídicamente segura y a prueba de auditorías la información archivada de sistemas heredados. Así, las empresas no solo cumplen la normativa, sino que también reducen los riesgos operativos, garantizan la integridad de sus datos y refuerzan de forma duradera la gestión del ciclo de vida de los datos.
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