¿Por qué son vitales las escisiones corporativas?

Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Experto en sistemas heredados
y Director General de AvenDATA

Una perspectiva tecnológica sobre las segregaciones corporativas y los ecosistemas heredados

Cuando las empresas venden o segregan a nivel organizativo sociedades o áreas de negocio hablamos de una operación de carve out. Detrás de esta sobria denominación se esconde un proceso técnico y estratégico altamente complejo especialmente en lo que respecta a la infraestructura tecnológica y al tratamiento de los denominados ecosistemas heredados.

1. ¿Qué se entiende por una escisión corporativa?

Una escisión corporativa describe la separación de una parte de la empresa, como un departamento, una filial o una unidad de negocio, de la empresa matriz. El objetivo es la independencia legal, organizativa y, sobre todo, técnica. La separación puede llevarse a cabo mediante una venta, la creación de una empresa derivada o una reestructuración. Los motivos para ello son, por ejemplo, reorientaciones estratégicas, mejoras de eficiencia, el enfoque en la actividad principal o también requisitos legales y regulatorios.

Ejemplos prácticos típicos de escisiones corporativas:

Un proveedor de la industria automotriz se desprende de su división de componentes para motores de combustión para centrarse exclusivamente en la movilidad eléctrica El área externalizada se vende a un inversor financiero
Una corporación tecnológica segrega su división en la nube y la saca a bolsa como una empresa independiente La nueva entidad recibe su propia infraestructura tecnológica y opera de forma totalmente autónoma
En el marco de nuevas exigencias regulatorias un banco se ve obligado a desprenderse de su negocio de clientes particulares y lo vende a otra entidad de crédito Durante este proceso los datos de los clientes deben transferirse desde los ecosistemas existentes de forma completa y en estricto cumplimiento con el RGPD
Tras la fusión de dos corporaciones internacionales se lleva a cabo un carve out de las unidades de negocio superpuestas como por ejemplo los departamentos de tecnología o finanzas duplicados con el objetivo de materializar sinergias estratégicas
Una empresa farmacéutica vende su negocio de protección de cultivos para concentrarse en el área de la medicina humana Los datos y ecosistemas correspondientes se extraen de la plataforma SAP y se archivan de forma segura

En todos estos casos un carve out no es únicamente un procedimiento comercial o legal sino también un enorme desafío tecnológico Los ecosistemas deben desvincularse los datos deben separarse y a menudo también deben archivarse a largo plazo especialmente cuando hay ecosistemas heredados involucrados Es precisamente aquí donde AvenDATA entra en juego aportando su conocimiento experto altamente especializado y sus herramientas tecnológicas certificadas

2 Por qué resulta tan desafiante una operación de carve out para el departamento de tecnología

Desde una perspectiva técnica un carve out representa una intervención altamente compleja en el panorama de sistemas corporativos existente especialmente cuando se trata de estructuras que han crecido históricamente con innumerables dependencias A diferencia de un proyecto de nueva creación en el que se configura un sistema desde cero durante un carve out los datos procesos interfaces y aplicaciones existentes deben separarse migrarse o archivarse con sumo cuidado Durante este proceso surgen numerosos desafíos

Enlaces de sistemas e interfaces corporativas

En las corporaciones modernas los sistemas rara vez están aislados Un ecosistema ERP como SAP suele estar profundamente integrado con otras aplicaciones gestores documentales plataformas de recursos humanos herramientas contables y financieras o desarrollos propios Estas plataformas se comunican entre sí a través de interfaces que deben identificarse adaptarse o eliminarse por completo durante el carve out Si este paso no se ejecuta correctamente existe un grave riesgo de pérdida de funcionalidad inconsistencia de datos o caídas del sistema Esta operación permite a una organización separarse de su matriz liberando al equipo directivo y permitiéndole tomar una nueva dirección Esto puede lograrse mediante la venta del área de negocio a un comprador externo o mediante la escisión en una filial independiente Los carve outs corporativos suelen llevarse a cabo para centrar el foco en el negocio principal liberar recursos financieros o maximizar el valor de la unidad de negocio segregada

Separación de datos y responsabilidades

Un aspecto técnico central es la separación de la información corporativa Es decir qué datos pertenecen exactamente a la unidad que se va a segregar Esta separación no siempre es evidente Especialmente en sistemas multiempresa como SAP es necesario identificar y delimitar claramente las sociedades los centros de coste o las unidades organizativas Además dentro de las tablas individuales suelen existir conjuntos de datos compartidos como los datos maestros de clientes o proveedores que solo pueden transferirse de forma parcial A esto se suma el componente legal para qué datos existe una obligación de retención y sobre quién recae dicha responsabilidad

Comprensión profunda de bases de datos y tablas

El éxito de un carve out tecnológico requiere un conocimiento exhaustivo de los sistemas de bases de datos subyacentes y sus estructuras de tablas Los datos se almacenan en estructuras relacionales lo que significa que las distintas piezas de información están interconectadas Por ejemplo si se extrae una tabla de documentos de ventas también deben tenerse en cuenta los datos maestros los datos transaccionales y la información de configuración correspondientes para que la información siga siendo legible y analizable en el futuro Sin esta comprensión profunda pueden perderse relaciones vitales lo que inutilizaría por completo los datos tras la migración

Protección de datos y RGPD

Un área especialmente sensible es la privacidad de la información corporativa Durante un proceso de carve out solo pueden transferirse aquellos datos personales para los que exista un propósito de uso claramente definido ya sea porque son estrictamente necesarios para la continuidad de las operaciones comerciales o porque están sujetos a obligaciones legales de retención En muchos escenarios los datos deben ser anonimizados o seudonimizados antes de su transferencia final En el caso de transacciones internacionales también deben tenerse en cuenta las distintas normativas de privacidad como el RGPD europeo o la normativa CCPA californiana

Gestión de ecosistemas heredados

Gran parte de la información requerida no reside en plataformas modernas y bien mantenidas sino en los denominados ecosistemas heredados es decir aplicaciones obsoletas que hace tiempo dejaron de estar operativas pero que no pueden eliminarse por estrictas razones de cumplimiento normativo A menudo estos ecosistemas ya no pueden mantenerse están tecnológicamente desfasados o únicamente funcionan en entornos virtuales cerrados A pesar de ello los datos deben extraerse selectivamente también de estas plataformas para ser entregados al comprador o archivados con total seguridad para auditorías Con frecuencia apenas queda conocimiento experto interno sobre estos ecosistemas lo que dificulta aún más el proceso de extracción tecnológica

Capacidad de prueba y validación corporativa

Tras la extracción tecnológica los datos deben estar completos y ser absolutamente correctos ya que una vez finalizado el carve out no existe una forma sencilla de acceder al ecosistema de origen Esto significa que resulta imprescindible realizar pruebas detalladas validaciones exhaustivas con los departamentos de negocio y procedimientos de verificación automatizados para garantizar la integridad consistencia y legibilidad total de la información transferida Esto afecta tanto a los datos estructurados como el contenido de las bases de datos como a la información no estructurada incluyendo archivos adjuntos comprobantes financieros o documentos escaneados

Gestión estratégica de tiempos y recursos

Los proyectos de carve out suelen estar sometidos a una enorme presión de tiempo especialmente cuando forman parte de una transacción fijada contractualmente Al mismo tiempo consumen una gran cantidad de recursos y exigen una estrecha colaboración entre los departamentos de negocio el área de tecnología los delegados de protección de datos y los directores de proyecto A menudo estas operaciones se ejecutan en paralelo con la actividad diaria corporativa lo que inmoviliza capacidades adicionales y puede provocar graves conflictos de priorización estratégica

Conclusión:

Para el departamento de tecnología un carve out no es una intervención rutinaria sino un macroproyecto altamente complejo con numerosas dependencias El éxito técnico determina en gran medida el éxito económico y legal de la transacción Especialmente en la separación y el archivado de ecosistemas heredados se requiere un conocimiento experto especializado

Proceso técnico de una escisión corporativa (sin ejecución de prueba)

Una escisión corporativa en el ámbito informático es un proceso estructurado en el que los datos, los sistemas y los derechos de acceso se separan de un entorno de sistemas existente y se archivan, migran o transfieren. Especialmente en entornos informáticos complejos con muchas dependencias, resulta decisivo aplicar un enfoque metódico.

1. Análisis previo / Evaluación del sistema

Identificación de todos los sistemas afectados (por ejemplo SAP, DMS, CRM, RRHH)
Delimitación del volumen de datos a extraer (por ejemplo entidades contables, mandantes)
Revisión de las interfaces existentes, las dependencias de datos y los desarrollos propios
Evaluación de los posibles riesgos técnicos y requisitos regulatorios (por ejemplo RGPD)

Objetivo: Crear una comprensión técnica sobre el alcance, la complejidad y el potencial de separación.

2. Planificación del proyecto y alcance

Creación de un cronograma del proyecto con responsabilidades claras e hitos

Definición del sistema de destino (solución de archivado como ViewBox, migración, traspaso al comprador)
Determinación de los formatos de datos y estándares de archivado
Coordinación con el departamento informático, áreas de negocio, protección de datos y, en su caso, comité de empresa
Objetivo: Establecer unos objetivos claros y una base sólida para la ejecución.

3. Preparación técnica y concepto de extracción

Selección de herramientas de extracción adecuadas o programación de la lógica de exportación (por ejemplo basados en SAP ABAP o en Oracle ODBC)

Definición de las tablas y objetos de datos a extraer incluyendo sus relaciones
Configuración de accesos técnicos (por ejemplo usuarios de solo lectura, accesos a la base de datos)
Configuración de la estructura de destino para el archivado posterior o la entrega de datos

Objetivo: Garantizar una extracción sin contratiempos: estructurada, documentada y trazable.

4. Extracción de datos productivos

Ejecución de la extracción de datos productivos en la fecha de corte establecida
Extracción de datos estructurados (tablas, comprobantes, datos maestros) y datos no estructurados (por ejemplo documentos PDF, archivos adjuntos)
Cifrado de datos y transmisión segura al sistema de destino (por ejemplo el archivo)

Objetivo: Separación completa y segura de los datos relevantes del sistema heredado.

5. Validación y garantía de calidad

Revisión técnica de integridad y consistencia (por ejemplo pruebas de plausibilidad, verificación de claves foráneas)
Revisión funcional mediante informes de auditoría definidos o comparaciones entre la situación prevista y la real
Documentación de la calidad de los datos como prueba ante terceros (por ejemplo auditores)

Objetivo: Garantizar la integridad de los datos y una documentación con plena seguridad jurídica.

6. Implementación en el sistema de destino / Archivado

Transferencia de los datos al sistema de archivado (por ejemplo ViewBox con acceso de solo lectura)
Configuración de los permisos de usuario, la estructura del archivo y las funciones de búsqueda y filtrado
Integración de la documentación de los procedimientos y los registros técnicos
Formación de los usuarios del archivo (por ejemplo contabilidad, departamento fiscal, informática)

Objetivo: Proporcionar datos utilizables, accesibles a largo plazo y a prueba de auditorías.

7. Cierre del proyecto y desconexión del sistema

Elaboración del informe final que incluye la documentación de todos los pasos realizados
Recomendación para el desmantelamiento o la reducción controlada del sistema heredado
Entrega de todos los artefactos técnicos (tablas de mapeo, archivos de registro, protocolos de auditoría)

Objetivo: Cierre del proyecto trazable que cumpla con todos los requisitos regulatorios y técnicos.

El proceso técnico de una escisión corporativa requiere un profundo conocimiento del sistema, un enfoque metódico y un manejo seguro de los datos sensibles. Incluso sin una ejecución de prueba previa es posible llevar a cabo una escisión corporativa con éxito, siempre que las fases de preparación y validación estén sólidamente establecidas. AvenDATA le acompaña en este proceso con herramientas especializadas, expertos en bases de datos con gran experiencia y una metodología de proyectos contrastada durante años.

AvenDATA ya ha implementado con éxito cientos de proyectos de escisión corporativa y cuenta con una profunda experiencia en la separación, extracción y archivado de datos de una gran variedad de sistemas, incluyendo SAP, Oracle, Navision, sistemas heredados y muchos más.

¿Tiene previsto archivar un sistema heredado?