¿Qué costes deben tenerse en cuenta al desmantelar un sistema SAP?
Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Experto en sistemas heredados
y Director General de AvenDATA
y Director General de AvenDATA
La desactivación de sistemas SAP no es un mero proyecto tecnológico
Apagar un sistema SAP va mucho más allá de desconectar una plataforma técnica. Las empresas suelen subestimar los costes reales, porque solo tienen en cuenta la infraestructura y las licencias. Sin embargo, en la práctica, se trata de un proyecto complejo de transformación empresarial y cumplimiento normativo, con implicaciones legales, técnicas y organizativas, también ante la Agencia Tributaria. Quien planifica la retirada de un sistema SAP con una visión global evita costes adicionales, riesgos en las auditorías y dependencias operativas. Por el contrario, quien subestima este proceso acaba pagando el doble.
Análisis y gestión del proyecto: los costes iniciales subestimados
Al principio surgen costes de análisis, planificación y dirección del proyecto. Entre ellos están el inventario de sistemas, la clasificación de los datos y la definición del escenario de desactivación. También es necesaria la coordinación con los departamentos de negocio, la auditoría interna, la protección de datos y la ciberseguridad. Identificar qué datos deben conservarse según la normativa mercantil y fiscal, y cómo tratarlos conforme al RGPD, es especialmente complejo. Este trabajo es imprescindible para la seguridad jurídica, pero a menudo no se incluye en el presupuesto. La experiencia de AvenDATA permite reducir considerablemente este trabajo previo.
Ejecución técnica y archivado: la partida de costes más elevada
El factor de coste central reside en la ejecución técnica. Esto abarca la extracción de datos, la validación, la estructuración, el archivado y la creación de un entorno de consulta inmutable. A esto hay que sumar las pruebas, los procesos de aceptación por parte del negocio y la documentación completa del proyecto para los auditores externos y las autoridades supervisoras. Un aspecto clave a tener en cuenta es que apagar un entorno SAP sin contar con una solución de archivado y consulta independiente supone un enorme riesgo legal. Las empresas deben conservar la capacidad de responder a cualquier requerimiento fiscal o mercantil de la Agencia Tributaria, incluso muchos años después de haber desconectado la plataforma original.
Explotación, riesgos y ahorro: los costes tras la desactivación definitiva
Incluso después de apagar el sistema, siguen surgiendo costes recurrentes por la gestión de la plataforma de archivado, el mantenimiento, el soporte y la asistencia en las inspecciones fiscales. Al mismo tiempo, la desactivación genera ahorros: se eliminan las licencias SAP, los gastos de bases de datos e infraestructura, el personal de explotación y los riesgos de seguridad de los sistemas obsoletos.
En resumen, el presupuesto para apagar un sistema SAP debe comparar la inversión inicial del proyecto con el ahorro a largo plazo. En muchos casos, la inversión se amortiza en poco tiempo.