¿Por qué archivar también los documentos Excel?
Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Experto en sistemas heredados
y Director General de AvenDATA
y Director General de AvenDATA
Datos no estructurados: Un factor de riesgo a menudo subestimado
Cuando en las empresas se habla de archivado, el enfoque suele centrarse en las aplicaciones de bases de datos clásicas, como los sistemas ERP, financieros o de recursos humanos. Lo que a menudo se pasa por alto son los innumerables archivos que se generan y almacenan fuera de estos sistemas: hojas de cálculo de Excel, documentos PDF, archivos de Word, presentaciones de PowerPoint y muchos más. Se encuentran en unidades de red, ordenadores locales o servidores de archivos compartidos y a menudo escapan a cualquier estructura, control y estrategia de archivado.
Qué ocurre al cerrar departamentos corporativos
Esto resulta especialmente problemático cuando se cierran departamentos se desconectan ecosistemas o se disuelven sedes corporativas En tales escenarios las estructuras de archivos suelen quedar abandonadas sin que nadie asuma ya la responsabilidad sobre ellas Estos datos no estructurados se convierten en una pesada carga heredada a nivel legal organizativo y tecnológico
El contenido crítico para el negocio pasa desapercibido
El verdadero desafío radica en que aunque estos datos puedan parecer informales en la práctica corporativa suelen ser altamente relevantes para el negocio e incluso estar sujetos a auditorías obligatorias Muchas hojas de cálculo de Excel ocultan cálculos personalizados acuerdos o actas de resultados mientras que los documentos PDF contienen ofertas comerciales contratos corporativos o informes de auditoría Quien no archiva esta información a tiempo se arriesga a cometer infracciones legales sufrir pérdidas de datos y debilitar gravemente su propia base de información estratégica
Infracciones de privacidad por falta de control tecnológico
Un problema central adicional es la privacidad de la información En los repositorios de archivos no estructurados es muy frecuente que se oculten datos personales por ejemplo en listas de empleados candidaturas o información de salud corporativa Sin un acceso regulado plazos de retención claramente definidos y mecanismos de borrado totalmente fiables esto representa un riesgo enorme en el marco de las leyes de protección de datos como el RGPD
La incompatibilidad técnica como bomba de relojería
Tampoco se debe subestimar la dimensión técnica. Los formatos de archivo antiguos, las macros incrustadas o las aplicaciones propietarias pueden provocar que, al cabo de unos pocos años, ya no sea posible abrir o interpretar contenidos importantes. Por tanto, sin un archivado adecuado existe el riesgo de una pérdida gradual de la legibilidad y la trazabilidad.
Lo que debe aportar un archivado profesional
Un archivado profesional de sistemas de archivos no estructurados resuelve estos problemas. Para ello, los archivos se extraen de sus entornos originales, se analizan y se transfieren a una estructura disponible a largo plazo y a prueba de auditorías. En el mejor de los casos, los contenidos pueden hacerse localizables, por ejemplo, mediante una indexación automática y una búsqueda de texto completo. Los derechos de acceso, el registro de actividad y los plazos de conservación y eliminación pueden gestionarse desde el sistema, de modo que se cumplan tanto los requisitos legales como las normativas de protección de datos.
Los datos no estructurados son relevantes para las auditorías
Es importante que durante el archivado no se haga distinción entre datos estructurados y no estructurados. Ambos tipos de datos son relevantes para las auditorías. Ambos deben permanecer accesibles a largo plazo. Y ambos contienen potencialmente información que puede ser de vital importancia para el desarrollo del negocio, para las auditorías o para posibles litigios legales.
Una pieza clave del cumplimiento normativo informático
Por lo tanto, las empresas no solo deben vigilar sus sistemas de aplicaciones, sino también los repositorios de archivos que han crecido históricamente. El archivado de unidades de red, carpetas de proyectos y medios de almacenamiento locales no es un asunto secundario. Es una pieza fundamental del cumplimiento normativo informático integral y de la preservación del conocimiento. Quien reconoce esto a tiempo no solo actúa conforme a la ley, sino que también asegura información valiosa para el futuro.
¿Tiene previsto archivar un sistema heredado?