¡El ministro de Finanzas alemán planea una conservación de datos de 15 años!
Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
En el marco de un plan de acción contra el fraude fiscal, el Gobierno federal alemán prevé una ampliación considerable de las obligaciones de conservación en materia tributaria. Según los planes actuales del ministro federal de Finanzas, Lars Klingbeil, los justificantes contables deberían conservarse en el futuro durante 15 años. El objetivo es otorgar a las autoridades tributarias alemanas periodos de inspección más largos y reforzar la lucha contra la evasión fiscal y la delincuencia financiera. El proceso legislativo aún no ha concluido; no obstante, las empresas, en especial los grupos internacionales con actividad comercial en Alemania, deberían tener en cuenta desde ahora las posibles repercusiones en su planificación.
Conviene revisar las estrategias de archivado
Si la regulación prevista entrara en vigor, los datos con relevancia fiscal deberían conservarse de forma inalterable y con valor probatorio durante un periodo notablemente más largo. Por ello, las empresas deberían comprobar si sus políticas actuales de archivado y eliminación pueden dar cabida a plazos de conservación más prolongados. En particular, los datos de contabilidad financiera, compras, ventas o recursos humanos deben permanecer completos, inalterables y disponibles durante todo el plazo legal.
La migración de sistemas no pone fin a las obligaciones de conservación
Muchas empresas ya han modernizado sus aplicaciones ERP o de negocio, o planean actualmente migrar a nuevas plataformas como SAP S/4HANA, Oracle Cloud o Microsoft Dynamics 365. Sin embargo, la retirada de un sistema heredado no pone fin a las obligaciones legales de conservación. Los datos históricos deben permanecer disponibles incluso después de la migración, ya sea para inspecciones fiscales, auditorías externas o consultas internas. Una ampliación de los plazos de conservación extendería ese periodo en consecuencia y haría aún más importante la disponibilidad a largo plazo de los datos procedentes de sistemas heredados.
Evalúe ahora las repercusiones en sus sistemas heredados
Con independencia de cuándo se aprueben en Alemania los cambios previstos, este es el momento adecuado para revisar su propia estrategia de archivado. Las empresas deberían asegurarse de que los datos sujetos a la obligación de conservación se archiven de forma inalterable y con valor probatorio, y puedan ponerse a disposición en cualquier momento, incluso tras la retirada de un sistema heredado. De este modo, es posible cumplir los futuros requisitos legales sin tener que mantener operativas aplicaciones obsoletas solo por motivos de conservación.
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