¿Cuánto cuesta archivar sistemas heredados?
Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Experto en sistemas heredados
y Director General de AvenDATA
y Director General de AvenDATA
Quien se ocupa del desmantelamiento de sistemas heredados se topa tarde o temprano con la siguiente pregunta: ¿vale la pena el esfuerzo de un archivado profesional? En muchas empresas este tema se pospone durante mucho tiempo por motivos de costes, inseguridad o falta de urgencia. Sin embargo, quien solo se fija en el esfuerzo a corto plazo ignora los riesgos financieros, legales y operativos a largo plazo.
Este artículo muestra lo que cuesta realmente un archivado profesional y por qué los costes de no actuar en relación con los sistemas heredados suelen ser mucho más elevados.
¿Qué incluye un archivado profesional?
El archivado es mucho más que simplemente guardar datos en un servidor o realizar una copia de seguridad de una base de datos. Un archivado profesional comprende, entre otros aspectos:
- El análisis y la selección de los datos relevantes
- La extracción desde el sistema heredado
- La conversión a un formato estable a largo plazo
- El almacenamiento estructurado con indexación y control de accesos
- La documentación de todo el proceso mediante un registro de auditoría
- La implementación de políticas de eliminación conforme al RGPD y a los plazos de conservación
Dependiendo de la complejidad del sistema, el volumen de datos y los requisitos legales, los costes suelen situarse en la franja baja o media de las cinco cifras. Por ejemplo, el archivado de un sistema SAP completo en AvenDATA comienza en aproximadamente 30.000 euros, incluyendo el acceso a prueba de auditorías, el mapeo de estructuras, la extracción de datos y la documentación. En el caso de sistemas heredados más pequeños o archivados parciales, los costes son proporcionalmente menores.
En este sentido, cuanto antes y de forma más estandarizada se realice el archivado, menor será el esfuerzo total necesario.
¿Cuánto cuesta no archivar los sistemas heredados?
Quien renuncia a un archivado estructurado ahorra inicialmente los costes del proyecto, pero se expone a costes indirectos ocultos a lo largo de los años. Estos pueden resumirse en cinco categorías:
1. Costes operativos de los sistemas heredados
Las licencias, el mantenimiento, la infraestructura, la electricidad, las copias de seguridad y el soporte informático generan gastos corrientes, a menudo solo para el acceso pasivo a los datos. A lo largo de cinco a diez años, estos costes se acumulan rápidamente hasta alcanzar elevadas sumas de cinco cifras.
2. Retención de personal y dependencia del conocimiento experto
Mientras un sistema heredado siga operativo, debe haber personal disponible capaz de manejarlo. Con cada dimisión, jubilación o reestructuración interna, aumenta el riesgo de que nadie entienda cómo funciona el sistema. Las formaciones iniciales, las soluciones de emergencia y la ayuda externa generan costes adicionales.
3. Riesgos de auditoría y cumplimiento normativo
Si se carece de un archivado con total seguridad jurídica, existen graves lagunas de pruebas documentales ante inspecciones fiscales o auditorías internas. Los documentos relevantes a efectos fiscales deben ser accesibles y trazables en todo momento. En caso de incumplimiento, las empresas se enfrentan a fuertes sanciones o liquidaciones complementarias, especialmente si se incumple la obligación de conservación conforme a la normativa fiscal o al RGPD.
4. Pérdida de datos o de acceso a la información
Cuanto más tiempo operen los sistemas heredados sin un archivado profesional, mayor será el riesgo de sufrir caídas técnicas. El hardware obsoleto, el software incompatible o las credenciales de acceso olvidadas pueden provocar la pérdida permanente del acceso a los datos corporativos, con consecuencias legales y operativas potencialmente desastrosas.
5. Retrasos en proyectos y bloqueos en la empresa
Los sistemas no archivados a menudo deben tenerse en cuenta durante las migraciones tecnológicas o los cambios de estrategia empresarial. Esto retrasa los nuevos proyectos, sobrecarga las interfaces y frena en seco la modernización tecnológica. Sin un archivado profesional, cada carga heredada se convierte en un obstáculo insalvable para la digitalización.
Caso práctico: archivado frente a continuidad operativa
Una mediana empresa opera un sistema financiero obsoleto exclusivamente para acceder a datos históricos. El gasto anual en alojamiento, licencias, soporte y copias de seguridad asciende a unos 12.000 euros. A esto se suman los gastos informáticos internos. El archivado de los datos relevantes habría supuesto un pago único de entre 25.000 y 30.000 euros, con seguridad jurídica, disponibilidad a largo plazo y sin costes operativos recurrentes.
Tras tres años queda claro: el archivado habría sido la solución más económica, con mayor seguridad jurídica y libre de mantenimiento.
Conclusión: el archivado es rentable a nivel económico, legal y estratégico
Un archivado profesional conlleva costes de proyecto únicos, sin duda. Sin embargo, sustituye de forma permanente los elevados costes indirectos ocultos de la continuidad operativa, reduce los riesgos de cumplimiento normativo y permite una separación limpia entre lo antiguo y lo nuevo.
Quien no archiva los sistemas heredados a menudo paga el doble: primero con complejidad técnica y más tarde con consecuencias legales o pérdida de datos. El archivado no es un factor de coste, sino un escudo protector para la empresa, un elemento de alivio para el departamento informático y una contribución estratégica a la digitalización.
¿Tiene previsto archivar un sistema heredado?