¿Qué costes ocultos esconden los sistemas heredados?

Emanuel Böminghaus, Experto en sistemas heredados y Director General de AvenDATA

Emanuel Böminghaus

Experto en sistemas heredados
y Director General de AvenDATA

En muchas empresas siguen funcionando silenciosamente en segundo plano sistemas heredados que hace tiempo deberían haber sido desconectados, pero que supuestamente todavía se necesitan, aún no se han migrado por completo o deben permanecer disponibles para casos de emergencia. Ya se trate de un antiguo sistema ERP, una solución financiera obsoleta, una herramienta sectorial de desarrollo propio o un sistema de recursos humanos desfasado, mientras un sistema heredado siga operativo en algún lugar de la empresa, seguirá generando costes. Y no precisamente pocos.

Lo que muchos directores de tecnología y responsables de negocio no tienen en cuenta es que los costes reales de los sistemas obsoletos no suelen reflejarse en los presupuestos visibles, sino en una multitud de gastos ocultos, riesgos operativos y retención de recursos estratégicos que se acumulan a lo largo de los años.

Costes ocultos de licencias y operaciones

Incluso cuando un sistema heredado ya no se utiliza productivamente, sigue generando costes de licencias, ya sea por contratos de mantenimiento vigentes, licencias de usuario o software de terceros que debe mantenerse únicamente por el sistema obsoleto. Los sistemas ERP antiguos resultan especialmente costosos, ya que sus modelos de licencias suelen estar vinculados al uso productivo, incluso cuando solo se requiere acceso de lectura. Lo mismo ocurre con las bases de datos, que se licencian según modelos de CPU o usuarios nominales, incluso si solo sirven para almacenar datos de sistemas heredados.

Asimismo, los sistemas de gestión de contenido corporativo (ECM) y de archivado, que originalmente se implementaron para el almacenamiento seguro a efectos de auditoría, pueden haber quedado obsoletos y generar elevados costes operativos mientras deban seguir funcionando para procesos heredados aislados. Los modelos de licencias de estos sistemas suelen haber crecido históricamente, son difíciles de cancelar y su modificación requiere un enorme esfuerzo. En estos casos, el gasto económico ya no guarda ninguna proporción con el beneficio real obtenido.

A esto se suman los costes de infraestructura: espacio en el centro de datos, recursos de virtualización, capacidad de almacenamiento y copias de seguridad que se mantienen exclusivamente para este fin. Incluso si el uso es mínimo, la disponibilidad continua genera gastos de energía, costes de climatización y desgaste del hardware. En los entornos en la nube, los sistemas heredados pueden generar los denominados costes zombi: máquinas virtuales, bases de datos o almacenamiento de objetos que no se utilizan activamente, pero que generan facturas de forma continua.

Mantenimiento y propensión a errores: la inestabilidad como factor de coste

El software obsoleto a menudo ya no puede mantenerse, ya sea porque el fabricante ha suspendido el soporte oficial o porque faltan el conocimiento experto y la documentación necesarios. Cuando se produce un error técnico, cada análisis consume una cantidad de tiempo desproporcionada. En caso de caída del sistema, es necesario desarrollar soluciones alternativas manuales o extraer los datos con gran dificultad. La consecuencia directa: pérdidas de productividad, escaladas internas y soluciones de emergencia. Todo esto inmoviliza valiosos recursos internos y a menudo genera altísimos costes de servicios externos. Cuanto más antiguo es el sistema, mayor es la probabilidad de sufrir problemas de compatibilidad con el nuevo hardware, los sistemas operativos o las soluciones de ciberseguridad. De este modo, las empresas caen en una dependencia tecnológica de componentes obsoletos, con consecuencias económicas incalculables.

Retención de personal y dependencia del conocimiento experto

Un aspecto que a menudo se subestima es que, mientras los sistemas heredados sigan funcionando, se requiere personal que los conozca a la perfección. En muchos casos se trata de especialistas individuales o antiguos miembros del proyecto que todavía saben cómo manejarlos. Este conocimiento a menudo no está documentado, es difícil de transferir y está fuertemente vinculado a personas concretas. Esto crea una dependencia latente, lo que supone un riesgo considerable para la empresa, especialmente en tiempos de escasez de talento cualificado o de oleadas de jubilaciones. Los nuevos profesionales de la tecnología también deben familiarizarse con la plataforma, lo que, en el caso de sistemas antiguos sin material de formación ni soporte funcional, resulta ser un proceso extremadamente lento. La consecuencia directa es un elevado esfuerzo operativo interno sin ningún beneficio productivo real.

Riesgo de ciberseguridad en sistemas heredados: costes derivados de las ciberamenazas

Otro punto verdaderamente crítico es la seguridad de la información. Por lo general, los sistemas heredados ya no disponen de actualizaciones de seguridad recientes, utilizan técnicas de cifrado obsoletas o interfaces inseguras, y a menudo la protección de acceso es rudimentaria o directamente inexistente. La protección de estos sistemas genera un enorme esfuerzo operativo, ya sea mediante la segmentación dedicada de la red corporativa, el establecimiento de reglas de cortafuegos, la implementación de sistemas de monitorización adicionales o la realización de procesos de auditoría interna. Como alternativa, se acepta el riesgo, asumiendo consecuencias potencialmente catastróficas para la empresa en caso de emergencia, como la pérdida masiva de datos, ataques de ransomware o graves violaciones de normativas de protección de datos como el RGPD. Incluso si no ocurre ningún incidente de seguridad, la simple necesidad de realizar auditorías periódicas en un sistema que ya no se utiliza inmoviliza capacidades estratégicas y genera costes completamente innecesarios.

Responsabilidades poco claras y retrasos en los proyectos

Con frecuencia, mantener operativo un sistema heredado provoca también graves retrasos estratégicos. Mientras el sistema siga activo, se construyen nuevos procesos a su alrededor, se mantienen vivas interfaces de forma artificial o se pospone la innovación. Como consecuencia, las empresas se bloquean a sí mismas, ya sea al migrar a plataformas modernas, al implantar nuevas soluciones de inteligencia de negocio o al automatizar procesos. El panorama tecnológico corporativo permanece complejo, fragmentado y hostil a la innovación, con efectos negativos a largo plazo sobre la competitividad.

Conclusión estratégica: los sistemas desconectados generan menos esfuerzo operativo que los sistemas obsoletos activos

Quien no desconecta y archiva a tiempo los sistemas heredados paga el precio con sobrecostes ocultos, pero considerables, en licencias, energía, mantenimiento, medidas de seguridad y retención de personal. A esto se suman los frenos estratégicos y los altos riesgos tecnológicos. La solución reside en el archivado profesional. Se extraen los datos y documentos, se aseguran en estricto cumplimiento legal y se hacen permanentemente accesibles a través de un sistema de archivado independiente, sin heredar las cargas técnicas, financieras y de seguridad del sistema original. Este tipo de archivado no solo es mucho más rentable que mantener el sistema en funcionamiento, sino que además genera seguridad jurídica, libera valiosos recursos del departamento de tecnología y permite a las empresas posicionarse firmemente hacia el futuro.

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