Archivado SaaS: protege tus datos,
conserva tus informes y garantiza el cumplimiento normativo con AvenDATA
Desde SAP, Oracle y Salesforce, pasando por Microsoft Dynamics 365, Workday y HubSpot, hasta plataformas de tickets y de servicio como Jira, Zendesk, ServiceNow o Freshdesk: con nuestro servicio de archivado SaaS protegemos la información de soluciones modernas en la nube y aplicaciones SaaS de cualquier categoría, proveedor o sector, desde la contabilidad, el CRM y los recursos humanos hasta la atención al cliente.
El reto
Los datos de las soluciones SaaS son vitales, pero corres el riesgo de perder por completo el acceso a ellos al finalizar el contrato o cambiar de proveedor.
Durante las migraciones a la nube, los cambios de proveedor, las consolidaciones de sistemas o la cancelación de suscripciones SaaS que ya no son necesarias, las empresas se enfrentan habitualmente a un reto crítico.
Las soluciones SaaS modernas, ya sean plataformas CRM, entornos ERP, sistemas de recursos humanos o herramientas de gestión de tickets, siguen conteniendo información relevante para fines fiscales, legales o de gestión empresarial.
Sin embargo, estos datos residen en la nube del proveedor. Al finalizar la suscripción, el acceso desaparece, los plazos para exportar la información suelen ser muy ajustados y, a menudo, se siguen pagando licencias solo para poder consultar los datos.
El acceso a información clave se complica o resulta del todo imposible, a pesar de que la normativa exige que estos datos permanezcan disponibles, analizables y conservados de forma auditable.
Es justo aquí donde interviene AvenDATA con su solución integral de archivado SaaS.
Archivado SaaS: una solución probada con
más de 17 años de experiencia en proyectos
El archivado SaaS se basa en una metodología que AvenDATA ha investigado, desarrollado y perfeccionado de forma continua durante más de 17 años y que ha validado en la práctica en miles de proyectos de desmantelamiento de sistemas.
Gracias a este enfoque consolidado, hemos logrado responder de manera fiable y trazable a todas las consultas técnicas, auditorías y requerimientos jurídicos que han surgido a lo largo de los años.
El software empleado para ello, ViewBox, se ha afianzado como un sistema de consulta de alta fiabilidad, tanto en la práctica diaria de auditoría como en el acceso corporativo a escala global.
El hecho de que más del 50 % de las empresas del DAX, el principal índice bursátil alemán, utilicen hoy ViewBox demuestra su estabilidad, flexibilidad y utilidad práctica al más alto nivel.
De Europa a Asia, pasando por Norteamérica: ViewBox lleva años implantado con éxito en todo el mundo.
Tus análisis siguen vivos como informes consultables
en ViewBox
No solo migramos la totalidad de los datos de tu solución SaaS, sino que también garantizamos que puedas consultar y aprovechar esta información de forma permanente en nuestro software ViewBox.
Esto incluye:
- La recreación de los informes relevantes y de los análisis de gestión empresarial.
- La implementación de informes personalizados, incluidos flujos de trabajo, paneles de control y listas desarrollados internamente.
- El archivado de todos los documentos necesarios para la trazabilidad de los informes, como facturas, pedidos, tickets o interacciones con clientes.
Antes de comenzar el proyecto, acordamos contigo qué informes y evaluaciones necesitarás en el futuro por motivos fiscales, de gestión o legales. En este proceso, te beneficias de nuestros años de experiencia en numerosos proyectos de archivado de una amplia variedad de soluciones SaaS, sectores y áreas funcionales.
En ViewBox puedes consultar, analizar y evaluar estos informes incluso años después de la desconexión del sistema, con total independencia de la aplicación SaaS original.
Ya sea para auditorías, consultas internas o aclaraciones legales, tienes acceso en cualquier momento a informes estructurados y filtrables, sin costes de suscripción ni necesidad de acceder al sistema original.
Ejecución rápida del proyecto y ROI medible
incluso en soluciones SaaS complejas
La sustitución de una solución SaaS suele durar entre uno y seis meses, en función de la complejidad del sistema y del volumen de datos. Gracias a nuestro método de trabajo claramente estructurado y estandarizado, podemos archivar de forma eficiente y segura incluso ecosistemas tecnológicos de gran envergadura.
Ya hemos trasladado con éxito a nuestra plataforma de archivado aplicaciones en la nube con volúmenes de datos de varios terabytes, incluidos informes, análisis personalizados y documentación técnica completa.
Gracias a nuestra metodología de proyecto consolidada, nuestros clientes logran ahorros significativos en muy poco tiempo: sobre todo en los costes de suscripción y licencias de las aplicaciones SaaS que ya no se utilizan activamente, pero también en los gastos de mantenimiento y administración y en la carga de trabajo del equipo interno.
En la inmensa mayoría de nuestros proyectos, el retorno de la inversión (ROI) se alcanza en menos de un año gracias al ahorro directo y medible en suscripciones, infraestructura y recursos corporativos.
Análisis
SaaS
El primer paso de cualquier proyecto de sustitución de una solución SaaS es un análisis detallado de tu sistema actual. Este análisis es la base para estimar con precisión la duración y los costes del proyecto.
En este proceso, evaluamos tanto los aspectos técnicos como los de gestión empresarial, entre ellos:
- Las posibilidades de acceso a la solución SaaS existente (por ejemplo, accesos de administrador, permisos de exportación o de API).
- El tipo y el alcance de las interfaces y formatos de exportación disponibles (por ejemplo, API REST, CSV, XML o JSON).
- El volumen y la relevancia de los informes, paneles de control y aplicaciones existentes.
- Las particularidades de tu entorno, como campos personalizados, flujos de trabajo, integraciones o módulos adicionales.
Recogemos los resultados en una oferta vinculante a precio fijo, que te ofrece la máxima seguridad para planificar y tomar decisiones.
Ejecución del proyecto de
archivado para soluciones SaaS
Una vez concluido el análisis del sistema, comienza el proyecto propiamente dicho: estructurado, eficiente y con hitos claramente definidos.
Durante una reunión inicial conjunta, aclaramos con tu equipo todas las condiciones organizativas y técnicas. A partir de ese momento, asumimos la mayor parte de las tareas por ti:
- Configuración del acceso al sistema y a las interfaces.
- Exportación y migración de los datos relevantes a través de las interfaces del proveedor.
- Recreación de informes clave y análisis personalizados.
- Documentación de todos los pasos para garantizar un proceso a prueba de auditorías.
Nuestros experimentados directores de proyecto te acompañan durante todo el proceso y garantizan un desarrollo fluido con una inversión mínima de recursos por tu parte.
Al finalizar el proyecto, llevamos a cabo contigo fases estructuradas de pruebas y aceptación para asegurarnos de que todos los datos se hayan archivado de forma completa, correcta y totalmente trazable.
Resultados del
proceso de archivado
Al concluir el proyecto, todas las tablas, documentos e informes relevantes de tu solución SaaS quedan integrados en ViewBox, nuestro software propio.
ViewBox es una plataforma web de consulta que te garantiza a ti y a los usuarios autorizados un acceso rápido, seguro y totalmente trazable a la información archivada, incluso años después de la sustitución del sistema.
Un valor añadido fundamental: reconstruimos todos los informes estándar y personalizados más importantes. Así, puedes seguir realizando evaluaciones de negocio, fiscales o jurídicas sin inconvenientes y sin necesidad de acceder a la aplicación SaaS original.
Tras la correcta implementación y validación de ViewBox, la suscripción original puede cancelarse por completo.
Como cierre del proyecto, te entregamos una documentación exhaustiva del procedimiento que detalla de forma clara cada paso ejecutado, prestando especial atención a los siguientes aspectos:
- El método utilizado para la migración de datos.
- La estructura organizativa del contenido archivado.
- Las fases de prueba y validación completadas.
Asimismo, registramos cada paso del proceso de archivado, desde la extracción inicial de los datos hasta la validación final y el posible borrado del sistema de origen. Este registro se realiza de forma auditable en nuestro sistema de tickets Jira. Gracias a ello, cualquier tercero, auditor o autoridad supervisora puede comprobar en todo momento y con total transparencia cómo se ejecutó exactamente el archivado.
ViewBox Enterprise!
Utilice los datos archivados de sus sistemas heredados de forma segura y rápida!
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA ofrece una potente plataforma para acceder de forma segura a los datos de aplicaciones SaaS canceladas, sistemas ERP dados de baja y otros sistemas heredados. La solución combina modernas funciones de consulta y análisis con un alto rendimiento, amplios mecanismos de seguridad y capacidades inteligentes basadas en IA.
ViewBox Enterprise garantiza que tus datos archivados:
- sigan siendo comprensibles y utilizables incluso muchos años después del cierre del sistema
- puedan consultarse, filtrarse y analizarse de forma rápida y precisa
- estén disponibles de manera inalterable y trazable para auditorías internas y externas
- estén protegidos frente a accesos no autorizados mediante permisos basados en roles
- puedan evaluarse con mayor eficiencia gracias a funciones inteligentes
- permanezcan accesibles con independencia de la aplicación original
Una característica destacada es, por ejemplo, la eliminación automatizada de datos basada en reglas. En función de los plazos de conservación legales, contractuales o internos de la empresa, los datos pueden eliminarse de forma controlada, trazable y documentada una vez vencido el plazo correspondiente. De este modo, ViewBox Enterprise ayuda a las empresas a cumplir sus requisitos de protección de datos y de cumplimiento normativo.
Así, los datos históricos de tu empresa siguen disponibles a largo plazo.
¿Preparado para dar el
siguiente paso?
En una consulta especializada de una hora, analizaremos en detalle tu solución SaaS, tanto si se trata de un CRM como de un entorno ERP, un sistema de recursos humanos, una plataforma de tickets o una aplicación en la nube configurada a medida.
Te mostraremos en directo cómo sustituir tu sistema de forma eficiente y mantener tus datos accesibles para su análisis a largo plazo. La consulta incluye:
- Una puesta en común inicial sobre la estructura de la información, el proceso de migración y el estado de los informes
- Una demostración en directo de nuestra solución ViewBox
- Una explicación detallada de cómo replicamos los informes y las evaluaciones personalizadas de tu negocio
- Una estimación sólida y fiable de los recursos técnicos, los plazos de ejecución y el coste total
Transparencia desde el primer momento:
Nuestras propuestas de proyecto se basan en presupuestos cerrados y claramente definidos, con la garantía absoluta de que no habrá renegociaciones posteriores. Para nosotros, la máxima calidad, la fiabilidad técnica y una relación calidad-precio justa son siempre los pilares fundamentales.
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Consulta personal y no vinculante sobre archivado SaaS
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