Archivado de sistemas ERP: protege tus datos,
conserva informes y garantiza el cumplimiento normativo con AvenDATA
Desde SAP, Oracle, Microsoft Dynamics e Infor hasta desarrollos propios a medida: con nuestro servicio de archivado ERP garantizamos la seguridad de la información de sistemas ERP de cualquier tipo, generación o sector, desde la contabilidad y los recursos humanos hasta la gestión integral de la producción.
El reto
Los datos históricos de los sistemas ERP heredados (legacy) son vitales, pero acceder a ellos es cada vez más difícil.
En el contexto de migraciones tecnológicas, transiciones a nuevos sistemas como SAP S/4HANA o la reestructuración de infraestructuras ERP obsoletas, las empresas se enfrentan con frecuencia a un reto crítico.
Los sistemas ERP antiguos (a menudo aplicaciones desarrolladas durante años con estructuras de datos complejas y personalizadas) siguen albergando información relevante para fines fiscales, legales o de gestión empresarial.
Sin embargo, mantener estos sistemas es costoso: el software carece de soporte, las licencias caducan y el conocimiento técnico interno se pierde.
El acceso a datos importantes se vuelve complejo o incluso imposible, a pesar de que la normativa exige que esta información permanezca disponible, analizable y conservada de forma auditable.
Aquí es donde AvenDATA interviene con su solución integral de archivado ERP, basada en nuestra plataforma de consulta ViewBox.
Archivado ERP: una solución probada con más
de 17 años de experiencia en proyectos
AvenDATA ha investigado, desarrollado y perfeccionado continuamente su solución de archivado ERP durante más de 17 años, validándola en la práctica a través de miles de procesos de desmantelamiento de sistemas.
Gracias a este enfoque, hemos respondido de manera fiable y trazable a todas las consultas técnicas, auditorías y requerimientos jurídicos que han surgido a lo largo de los años.
El software empleado para este fin, ViewBox, se ha afianzado como un sistema de consulta de alta fiabilidad, tanto en la práctica diaria de auditoría como en el acceso corporativo a nivel global.
El hecho de que ViewBox se utilice hoy en más del 50 % de las empresas del DAX (el principal índice bursátil alemán) demuestra su estabilidad, flexibilidad y utilidad práctica al más alto nivel.
Desde Europa hasta Asia, pasando por Norteamérica, ViewBox lleva años implantado en todo el mundo.
Tus análisis siguen vivos como informes consultables
en ViewBox
No solo archivamos la totalidad de los datos de tu sistema ERP, sino que también garantizamos que puedas consultar y aprovechar esta información de forma permanente en nuestro software ViewBox.
Esto incluye:
- La recreación de informes relevantes y de análisis de gestión empresarial.
- La implementación de informes individuales y personalizados, incluidos programas y listas desarrollados internamente.
- El archivado de todos los documentos necesarios para la trazabilidad de los informes, como facturas, pedidos o asientos contables.
Antes de comenzar el proyecto, acordamos contigo qué informes y análisis serán necesarios en el futuro para fines fiscales, de gestión o legales. En este proceso, te beneficiarás de nuestros años de experiencia en numerosos proyectos de archivado para una amplia variedad de sistemas ERP, sectores y áreas funcionales.
En ViewBox puedes consultar, analizar y evaluar estos informes incluso años después del desmantelamiento, con total independencia del sistema ERP original.
Ya sea para auditorías, consultas internas o aclaraciones legales, tienes acceso en cualquier momento a informes estructurados y filtrables, sin costes de licencia del sistema antiguo ni necesidad de acceder a él.
Ejecución rápida de proyectos y alto retorno de la inversión (ROI medible)
incluso en sistemas ERP complejos
El desmantelamiento de un sistema ERP suele durar entre uno y seis meses, según la complejidad del sistema y el volumen de datos. Gracias a nuestro método de trabajo claramente estructurado y estandarizado, podemos archivar de forma eficiente y segura incluso sistemas de gran envergadura.
Hemos transferido con éxito a nuestra solución de archivado aplicaciones ERP con varios terabytes de datos, incluidos informes, programas personalizados y documentación completa.
Gracias a nuestra metodología de proyecto contrastada, nuestros clientes logran ahorros significativos en poco tiempo, especialmente en costes de licencia de software antiguo, bases de datos y sistemas operativos, así como en mantenimiento, infraestructura y esfuerzo interno.
En la gran mayoría de nuestros proyectos, el retorno de la inversión (ROI) se alcanza en menos de un año gracias a los ahorros medibles en licencias, infraestructura y recursos internos. Consulta en nuestro blog cuáles son los costes y los riesgos del archivado de un ERP.
Análisis de sistemas
ERP
El primer paso de cualquier proyecto de desmantelamiento de sistemas ERP es un análisis detallado de tu sistema actual. Este análisis es la base para estimar con precisión la duración y los costes del proyecto.
En este proceso, evaluamos tanto los aspectos técnicos como los de gestión empresarial, entre ellos:
- Las posibilidades de acceso al sistema ERP existente.
- El tipo, la estructura y el tamaño de la base de datos (por ejemplo, Oracle, MS SQL, DB2, SAP HANA o sistemas propietarios).
- El alcance y la relevancia de los informes y aplicaciones existentes.
- Las particularidades individuales, como programas desarrollados internamente, interfaces o módulos adicionales.
Resumimos los resultados para ti en una oferta vinculante de precio fijo, lo que te ofrece la máxima seguridad en la planificación y la toma de decisiones.
Ejecución del proyecto de
archivado para sistemas ERP
Una vez concluido el análisis del sistema, comienza el proyecto en sí de forma estructurada, eficiente y con hitos claramente definidos.
Durante una reunión inicial conjunta, aclaramos con tu equipo todas las condiciones organizativas y técnicas. A partir de ese momento, asumimos la mayor parte de las tareas por ti:
- Configuración del acceso al sistema.
- Exportación y migración de los datos relevantes.
- Recreación de informes clave y análisis personalizados.
- Documentación de todos los pasos para garantizar un proceso a prueba de auditorías.
Nuestros experimentados directores de proyecto te acompañan durante todo el proceso y garantizan un desarrollo fluido con una inversión mínima de recursos por tu parte.
Al finalizar el proyecto, llevamos a cabo fases conjuntas y estructuradas de pruebas y aceptación para asegurar que todos los datos se hayan archivado de forma completa, correcta y totalmente trazable.
Resultados del proceso
de archivado
Al concluir el proyecto, todas las tablas, documentos e informes relevantes de tu sistema ERP quedan integrados en ViewBox, nuestra solución de software propia.
ViewBox es una plataforma de consulta basada en web que te ofrece a ti y a los usuarios autorizados un acceso rápido, seguro y totalmente trazable a la información histórica, incluso años después de haber apagado el sistema.
Un valor añadido fundamental: reconstruimos todos los informes estándar y personalizados más importantes. De esta manera, puedes seguir realizando evaluaciones técnicas, fiscales o jurídicas sin inconvenientes y sin necesidad de acceder al antiguo entorno ERP.
Tras la correcta implementación y validación de ViewBox, el sistema ERP original se puede desmantelar y apagar por completo.
Como cierre del proyecto, te entregamos una documentación exhaustiva del procedimiento que detalla con claridad cada paso ejecutado, con especial atención a los siguientes aspectos:
- El método utilizado para la migración de datos.
- La estructura organizativa del contenido archivado.
- Las fases de prueba y validación completadas.
Asimismo, registramos cada paso del proceso de archivado, desde la extracción inicial de los datos hasta la validación final y el posible borrado del sistema de origen. Este registro se realiza de forma auditable en nuestro sistema de tickets Jira. Gracias a ello, cualquier tercero, auditor externo o autoridad supervisora puede comprobar en todo momento y con total transparencia cómo se ejecutó el archivado.
ViewBox Enterprise!
Utilice los datos archivados de sus sistemas heredados de forma segura y rápida!
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA ofrece una potente plataforma para acceder de forma segura a los datos de aplicaciones SaaS canceladas, sistemas ERP dados de baja y otros sistemas heredados. La solución combina modernas funciones de consulta y análisis con un alto rendimiento, amplios mecanismos de seguridad y capacidades inteligentes basadas en IA.
ViewBox Enterprise garantiza que tus datos archivados:
- sigan siendo comprensibles y utilizables incluso muchos años después del cierre del sistema
- puedan consultarse, filtrarse y analizarse de forma rápida y precisa
- estén disponibles de manera inalterable y trazable para auditorías internas y externas
- estén protegidos frente a accesos no autorizados mediante permisos basados en roles
- puedan evaluarse con mayor eficiencia gracias a funciones inteligentes
- permanezcan accesibles con independencia de la aplicación original
Una característica destacada es, por ejemplo, la eliminación automatizada de datos basada en reglas. En función de los plazos de conservación legales, contractuales o internos de la empresa, los datos pueden eliminarse de forma controlada, trazable y documentada una vez vencido el plazo correspondiente. De este modo, ViewBox Enterprise ayuda a las empresas a cumplir sus requisitos de protección de datos y de cumplimiento normativo.
Así, los datos históricos de tu empresa siguen disponibles a largo plazo.
¿Preparado para dar el
siguiente paso?
En una consulta especializada de una hora, analizaremos en detalle tu sistema ERP, ya se trate de una solución estándar, de una aplicación ampliada a medida o de un desarrollo completamente propio.
Te mostraremos en directo cómo desmantelar tu sistema ERP heredado de forma eficiente y mantener tus datos accesibles para su análisis a largo plazo. La sesión incluye:
- Una puesta en común inicial sobre la estructura de la información, el proceso de migración y el estado de los informes.
- Una demostración en directo de nuestra solución ViewBox.
- Una explicación detallada de cómo reconstruimos los informes y las evaluaciones personalizadas de tu negocio.
- Una estimación sólida y fiable de los recursos técnicos, los plazos de ejecución y el coste total del proyecto.
Transparencia desde el primer momento:
Nuestras propuestas de proyecto se basan en presupuestos cerrados y claramente definidos, con la garantía absoluta de que no habrá renegociaciones posteriores. Para nosotros, la máxima calidad, la fiabilidad técnica y una relación calidad-precio justa son siempre los pilares fundamentales.
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Consulta personal y sin compromiso sobre el archivado de sistemas ERP
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