Archivado de sistemas heredados en fusiones y adquisiciones
Empresas vendidas, absorbidas o escindidas, pero obligadas a conservar sus datos. Con AvenDATA, desmantelas los sistemas y proteges los datos.
Archivamos sistemas heredados de todo tipo, con independencia del sector, el software o la arquitectura.
El reto
Tras una adquisición, fusión o escisión, es habitual que los sistemas heredados dejen de ser necesarios, pero no puedan apagarse de inmediato por motivos legales. La normativa mercantil y fiscal obliga a conservar los datos de la empresa de forma íntegra, legible y accesible durante los plazos legales. El Código de Comercio (art. 30) establece seis años para libros, correspondencia y justificantes, y la Ley General Tributaria fija un plazo de prescripción de cuatro años.
Estos son los problemas más habituales cuando los sistemas heredados deben seguir en funcionamiento aunque ya no se utilicen en el día a día:
- La infraestructura sigue generando costes operativos recurrentes.
- La falta de mantenimiento provoca graves riesgos de ciberseguridad.
- El personal técnico original ya no suele estar disponible.
- Las responsabilidades y los permisos de acceso no están claramente definidos.
- Aun así, la información debe seguir accesible para consultas puntuales.
La solución: AvenDATA se encarga del archivado de tus sistemas heredados y garantiza que los datos se conserven de forma inalterable y auditable. Tus datos seguirán accesibles y se conservarán con plena validez legal, sin necesidad de mantener activa la infraestructura ni de depender de personal interno.
Una solución de archivado contrastada,
respaldada por más de 17 años de experiencia
Desde hace más de 17 años, en AvenDATA perfeccionamos continuamente el archivado de sistemas heredados. Hemos validado nuestro enfoque en miles de proyectos, muchos de ellos vinculados a transacciones corporativas, ya sean adquisiciones, fusiones o escisiones.
Gracias a nuestra metodología probada, a lo largo de los años hemos respondido a todo tipo de consultas técnicas, requerimientos de la Agencia Tributaria y procedimientos judiciales. Lo hemos hecho de forma fiable y trazable, incluso cuando las infraestructuras ya se habían desmantelado y el personal original ya no estaba disponible.
Nuestra plataforma ViewBox se ha consolidado como un sistema de consulta muy fiable, tanto en auditorías como en el acceso de nuevos propietarios, auditores de cuentas o asesores fiscales. Actualmente la utilizan más del 50 % de las empresas del IBEX 35, un claro aval de su estabilidad, flexibilidad y eficacia.
Nuestras soluciones de archivado se utilizan con éxito en Europa, Norteamérica y Asia.
Tus análisis siguen disponibles,
incluso tras una adquisición, fusión o escisión
Los sistemas desaparecen, pero en ViewBox los datos siguen disponibles para su análisis y con plena validez legal.
En los procesos de fusiones y adquisiciones, no solo migramos todos los datos de los sistemas desconectados, sino que también nos aseguramos de que la información siga siendo comprensible, auditable y utilizable de forma permanente. En concreto, esto incluye:
- La reconstrucción de los informes estándar más relevantes para el negocio.
- La implementación de informes personalizados, incluidos los informes y análisis específicos de la empresa.
- El archivado de todos los justificantes asociados, como facturas, pedidos o asientos contables.
Desde el inicio del proyecto, definimos contigo qué informes y análisis seguirán siendo necesarios en el futuro. Pueden ser necesarios para fines fiscales, para análisis internos o para cumplir los requisitos legales del nuevo propietario.
Gracias a nuestra amplia experiencia en la desconexión de sistemas tras operaciones corporativas, incluso con estructuras societarias muy complejas, garantizamos que todos los informes sean trazables y estén preparados para auditorías.
En ViewBox, los análisis siguen disponibles años después del apagado de los sistemas. No necesitas conservar los sistemas originales ni pagar costosas licencias de SAP, Sage o Microsoft Dynamics, y el traspaso de la información se hace sin complicaciones. Ya sea para resolver consultas internas, superar inspecciones externas o cumplir las obligaciones de documentación, tendrás los informes siempre a tu disposición: estructurados, con capacidad de búsqueda y presentados con claridad.
Ejecución ágil y alto valor económico,
también en fusiones
y adquisiciones
El archivado de un sistema heredado suele durar entre uno y seis meses, en función de la complejidad y del volumen de datos. Tras una operación corporativa, es fundamental desconectar los sistemas heredados de forma rápida y estructurada para evitar duplicidades operativas y costes innecesarios.
Gracias a nuestra metodología de proyecto estandarizada, archivamos de forma eficiente, completa y con plena validez legal incluso los sistemas de mayor tamaño. Ya hemos migrado con éxito sistemas de más de 30 TB a nuestra solución de archivado, incluidos todos los informes clave y su documentación.
Las ventajas son claras:
- Importantes ahorros en licencias, por ejemplo, de bases de datos, sistemas operativos o herramientas de terceros.
- Menores gastos de infraestructura y mantenimiento.
- Liberación de recursos técnicos internos, que suelen reorganizarse o externalizarse tras cualquier transacción corporativa.
En la mayoría de nuestros proyectos, la inversión se amortiza en menos de un año, lo que supone un valor añadido tanto para la parte compradora como para la vendedora.
Análisis del sistema
Un análisis riguroso aporta claridad, también después de una adquisición, fusión o escisión.
Antes de iniciar el archivado, analizamos en detalle el sistema heredado. Este análisis permite estimar con fiabilidad la duración, los recursos y los costes del proyecto, tanto si aún dispones de capacidad técnica interna como si el equipo ya se ha reestructurado.
Para ello, evaluamos los factores técnicos, operativos y de negocio. Entre ellos:
- Las opciones de acceso al sistema actual.
- El tipo, la estructura y el tamaño de la base de datos.
- El volumen y la relevancia de los informes y análisis existentes.
- Las particularidades, como informes a medida o integraciones.
A partir de los resultados, te entregamos una propuesta vinculante a precio cerrado. Así obtienes transparencia y seguridad para planificar toda la transacción.
Proyecto de archivado
Tras el análisis, comienza el proyecto de archivado, con hitos claramente definidos y un esfuerzo mínimo por tu parte.
En una reunión inicial, definimos las bases técnicas y organizativas. A menudo participan varias partes, como compradores, vendedores o proveedores tecnológicos. Nuestra metodología está diseñada para trabajar con eficiencia también en estos entornos complejos.
A partir de ese momento, asumimos la mayor parte de las tareas:
- Configuración técnica y habilitación de accesos.
- Exportación y migración de todos los datos relevantes.
- Reconstrucción de los informes clave, incluidos los específicos de la empresa.
- Documentación completa de cada paso para garantizar la auditabilidad.
Nuestros jefes de proyecto, con amplia experiencia, garantizan una ejecución fluida, incluso cuando los permisos de acceso son limitados o no existe un traspaso formal por parte del personal interno.
Al final del proyecto, realizamos contigo fases estructuradas de pruebas y validación. Así nos aseguramos de que todos los datos se hayan archivado de forma íntegra, correcta y trazable. Los datos quedan listos para su uso a largo plazo y preparados para auditorías.
Resultados
del archivado
Un archivo transparente, auditable y con eficacia probada en fusiones y adquisiciones.
Una vez finalizado el proyecto, todas las tablas, documentos e informes relevantes del sistema heredado se transfieren a ViewBox, nuestra plataforma de desarrollo propio.
Esta plataforma web permite a las personas autorizadas, como compradores, auditores o asesores fiscales, acceder de forma segura y trazable a toda la información archivada, incluso años después del apagado del sistema. Así puedes atender con rapidez cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria.
Una ventaja clave en fusiones y adquisiciones es que reconstruimos todos los informes estándar y personalizados relevantes desde el punto de vista empresarial y fiscal. De este modo, los análisis siguen disponibles y las obligaciones de documentación se cumplen sin recurrir al sistema original, sin licencias adicionales y sin complejos procesos de traspaso.
Tras la puesta en marcha y la aprobación, el sistema de origen puede apagarse por completo, incluidos la base de datos, el sistema operativo, el middleware y las licencias asociadas.
Todas las partes implicadas reciben, además, una documentación detallada del procedimiento, que recoge, entre otros aspectos:
- El método utilizado para la migración de datos.
- La estructura y la integridad de los contenidos archivados.
- Las fases de prueba y validación realizadas.
Además, registramos cada paso del proyecto en nuestra herramienta de gestión de proyectos (Jira), desde la exportación de datos hasta la validación final o el borrado definitivo del sistema heredado. Así, cualquier tercero puede comprobar en todo momento cómo se realizó el archivado, aunque ya no haya acceso al equipo original ni al departamento de TI interno.
¡ViewBox Enterprise!
Utiliza los datos archivados de tus sistemas legacy de forma segura y rápida
Con ViewBox Enterprise, AvenDATA te ofrece una potente plataforma para el acceso seguro a los datos procedentes de sistemas ERP dados de baja y de otros sistemas legacy. La solución combina modernas funciones de consulta y análisis con un alto rendimiento, amplios mecanismos de seguridad y funciones inteligentes desarrolladas con ayuda de la inteligencia artificial.
ViewBox Enterprise garantiza que tus datos archivados:
- sigan siendo comprensibles y utilizables incluso muchos años después del cierre del sistema;
- puedan consultarse, filtrarse y analizarse de forma rápida y precisa;
- estén disponibles de manera inalterable y trazable para auditorías internas y externas;
- estén protegidos frente a accesos no autorizados mediante permisos basados en roles;
- puedan evaluarse con mayor eficiencia gracias a funciones inteligentes;
- permanezcan accesibles con independencia de la aplicación original.
Una característica destacada es, por ejemplo, la eliminación automatizada de datos basada en reglas. En función de los plazos de conservación legales, contractuales o internos de la empresa, los datos pueden eliminarse de forma controlada, trazable y documentada una vez vencido el plazo correspondiente. De este modo, ViewBox Enterprise te ayuda a cumplir tus requisitos de protección de datos y de compliance.
Así, los datos históricos de tu empresa siguen disponibles a largo plazo.
¿Todo listo para dar
el siguiente paso?
En una sesión de consultoría de una hora, nuestros expertos analizarán contigo tu sistema heredado tras una adquisición, fusión o escisión. Te mostraremos en directo cómo desconectar tus sistemas de forma eficiente y conservar todos tus datos a largo plazo, cumpliendo la normativa mercantil y fiscal y manteniéndolos listos para su análisis.
En esta sesión obtendrás:
- Una planificación estructurada de la arquitectura de datos, el proceso de migración y el estado de los informes.
- Una demostración en directo de nuestra solución de archivado.
- Una explicación detallada de cómo reconstruimos tus análisis e informes personalizados.
- Una estimación realista de la duración, el esfuerzo y los costes del proyecto.
Transparencia total desde el primer momento
Nuestras propuestas se basan en precios cerrados y claramente definidos, sin costes adicionales imprevistos. La calidad, la fiabilidad y una excelente relación entre coste y rendimiento son nuestras prioridades.
Reserva ahora tu cita gratuita y habla personalmente con uno de nuestros expertos.
Respuestas rápidas a todas tus consultas
Asesoramiento personalizado y sin compromiso sobre el archivado en fusiones y adquisiciones.
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Nos pondremos en contacto lo antes posible.
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